Créer des rendez-vous et des répétitions
Ajoute des répétitions et des manifestations au calendrier de ton chœur, y compris des rendez-vous récurrents.
Web + app
Le calendrier fait en sorte que tout ton chœur sache quand et où vous vous retrouvez. En tant que chef·fe de chœur, tu peux ajouter des répétitions, des performances et d'autres manifestations, les faire se répéter et informer tout le monde, depuis l'application web ou directement depuis ton téléphone.
Seules la direction du chœur et les admins peuvent créer et modifier des rendez-vous. Les choristes voient le calendrier et répondent à chaque rendez-vous en indiquant leur participation. Dans l'application web, tu crées un rendez-vous en cliquant sur un jour de la grille mensuelle ; cela ne fonctionne que pour les personnes qui gèrent le chœur. Sur le téléphone, c'est le bouton rond en bas à droite du calendrier.
Ouvrir le calendrier
Dans l'application web, choisis Calendrier dans la barre latérale. Tu vois une grille mensuelle où chaque jour porte ses rendez-vous directement dans sa case : des barres colorées avec l'heure et le nom. Si tout ne tient pas dans une journée, la mention « +2 autres » s'affiche en dessous, et un clic dessus ouvre la journée complète dans une petite fenêtre.
Sur le téléphone, ouvre l'onglet Calendrier pour voir tes rendez-vous à venir sous forme de liste.
Créer une manifestation
Le formulaire est identique sur les deux plateformes, seule la façon de l'ouvrir diffère.
Dans l'application web, clique dans la grille mensuelle sur un espace libre du jour où le rendez-vous doit avoir lieu. Le formulaire s'ouvre avec exactement cette date et 19 h 00 comme heure de début pré-remplie, si bien qu'il ne te reste le plus souvent qu'à ajuster l'heure. Le rendez-vous appartient toujours au chœur sélectionné en haut à gauche.
Sur le téléphone, appuie en bas à droite sur le . Si tu y diriges plus d'un chœur, choisis d'abord à quel chœur appartient le rendez-vous.
Saisis un nom (par exemple « Répétition du mardi »), puis choisis un type : Répétition, Performance, Événement ou Autre. Sur le web, ce sont des puces colorées, et chaque puce montre déjà la couleur dans laquelle le rendez-vous apparaîtra plus tard dans le calendrier. Le type détermine en outre le libellé de la notification que reçoivent les membres.
Vérifie la date de début. Dès qu'un début est défini, tu peux ajouter une date de fin ou fixer la durée en un clic avec les puces rapides (1h, 1.5h, 2h).
Déplie Emplacement pour poser un repère sur la carte, et Description, pour ajouter des notes, des liens ou un programme. Tu peux aussi joindre une setlist, pour que les choristes préparent les bons morceaux.
Clique sur Enregistrer le rendez-vous. Le rendez-vous apparaît immédiatement sous forme de barre colorée dans le calendrier.
Sur le tableau de bord, Actions rapides›Créer un rendez-vous mène aussi directement au même formulaire, mais cette fois sans date pré-remplie.
Faire se répéter un rendez-vous
Pour une répétition hebdomadaire ou pour tout rendez-vous régulier, tu n'as pas besoin de saisir chaque date à la main. Ouvre la ligne Répéter, elle affiche par défaut « Pas de répétition », et définis à quelle fréquence la manifestation se répète.
Choisis Tous les jours, Hebdomadaire, Mensuel ou Annuellement, puis fixe l'Intervalle, par exemple toutes les semaines ou une semaine sur deux.
Laisse sur Jamais pour une série sans fin, ou choisis Jusqu'au et une date à laquelle tout s'arrête. Confirme pour appliquer la règle.
Ouvre le rendez-vous et appuie sur le , sur le web en haut à droite de la page de détail. Si le rendez-vous fait partie d'une série, cori demande si ta modification vaut uniquement pour cette date ou pour tous les événements, ce qui te permet de déplacer une répétition sans déranger le reste. Le même choix apparaît quand tu supprimes ou annules un rendez-vous récurrent.
Informer les membres
Par défaut, tous les membres sont invités et informés dès que tu enregistres. Pour t'adresser à un groupe plus restreint, ouvre la ligne Membres et sélectionne certains pupitres ou certaines personnes. Elles seules sont informées et invitées à répondre. Laisse Enregistrer la présence activé si tu veux suivre qui vient, et définis une Confirmation par défaut si la plupart répondent de toute façon la même chose.
Et ensuite ?
- Découvre comment les choristes répondent et comment tu suis leurs réponses, sous Présence.
- Garde un calendrier bien rempli lisible grâce aux filtres du calendrier.
- Comprends ce que représentent les quatre types de rendez-vous et leurs couleurs.
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