Visibilità di file e cartelle
Stabilire se un file nell'area File è visibile a tutti i membri oppure solo agli amministratori.
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Non tutto quello che sta nei File è pensato per tutti. Contratti, pianificazione interna o appunti della direzione del coro devono spesso restare in una cerchia ristretta. Con la visibilità stabilisci per ogni file o cartella chi può vederli.
La visibilità possono impostarla solo la direzione del coro e gli amministratori. Sono loro quindi a decidere anche che cosa gli altri membri riescono a vedere.
I due livelli
cori conosce due visibilità:
- Tutti i membri: ogni membro del coro vede il file o la cartella e può scaricarli.
- Solo amministratori: vedono la voce solo la direzione del coro e gli amministratori. Per tutti gli altri è completamente invisibile: non compare nell'elenco e non si può nemmeno intuire che esista.
Per le singole voci c'è inoltre l'impostazione Eredita dalla cartella. In quel caso vale semplicemente quello che è impostato per la cartella che le contiene. È l'impostazione predefinita per i file appena caricati.
Una voce su «Solo amministratori» porta nei File un piccolo lucchetto, così vedi a colpo d'occhio che cosa è limitato.
Impostare la visibilità
Per una cartella nuova puoi stabilire la visibilità già al momento della creazione, vedi Creare cartelle.
Ereditarietà nelle sottocartelle
La visibilità agisce dall'alto verso il basso, e vince sempre l'impostazione più restrittiva:
- Se una cartella è su «Solo amministratori», tutte le sottocartelle e i file al suo interno sono visibili solo agli amministratori, anche se una singola voce dentro è su «Tutti i membri». Una cartella limitata non si può quindi riaprire dall'interno.
- Al contrario, dentro una cartella visibile a tutti puoi mettere singoli file o sottocartelle su «Solo amministratori».
Crea una cartella apposita (per esempio «Interno»), mettila su «Solo amministratori» e deposita lì tutto ciò che è riservato. Tutto quello che ci metterai dentro in seguito è protetto automaticamente. Non devi pensare a ogni singolo file.
Casi tipici
- Contratti, fatture, verbali del direttivo → in una cartella «Solo amministratori».
- Spartiti, registrazioni, materiali per esercitarsi → «Tutti i membri», così tutto il coro può usarli.
La visibilità regola l'accesso all'interno del coro. Un link di condivisione la aggira: chi ha il link arriva al file, anche se è su «Solo amministratori». Usa entrambe le cose con consapevolezza.
Come proseguire
- Creare una struttura: Creare cartelle
- Condividere all'esterno: Condividere file con un link
- Chi ha quale ruolo nel coro: Ruoli e diritti nel coro
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