Automatische aanwezigheid

Vooraf instellen hoe leden standaard op nieuwe afspraken reageren (accepteren, afwijzen of onzeker), als koorinstelling of per afspraak.

Web + app

In sommige koren is toch bijna altijd iedereen bij de repetitie. Dan is het onnodig dat iedereen bij elke afspraak met de hand moet accepteren. Met de automatische aanwezigheid bepaal je hoe nieuwe afspraken voor de leden starten: als geaccepteerd, als afgewezen of zonder voorinstelling. Wie een ander antwoord wil geven, kan dat altijd zelf doen.

Wie stelt dit in?

De voorinstelling hoort bij de koorinstellingen en wordt gewijzigd door de koorleiding of een beheerder. Ze bestaat in de webapp en in de mobiele app.

De drie modi

De instelling "Standaard afspraakbevestiging" biedt drie mogelijkheden:

Accepteren: elk lid geldt bij nieuwe afspraken automatisch als aanwezig.
Afwijzen: elk lid geldt automatisch als afwezig.
Onzeker: er is geen voorinstelling; elk lid antwoordt zelf.

De voorinstelling geldt alleen als startwaarde. Zodra een lid zelf accepteert of afwijst, geldt het eigen antwoord. De voorinstelling overschrijft dat nooit.

De koorinstelling zetten

Open de Koorinstellingen en zoek het punt Standaard afspraakbevestiging ("Standaard aanwezigheidsreactie voor nieuwe afspraken"). Kies een van de drie modi. De instelling geldt vanaf dan voor nieuw aangemaakte afspraken; bestaande afspraken blijven zoals ze zijn.

Losse afspraken afwijkend voorinstellen

Je hoeft niet voor alle afspraken één keuze te maken. In het afspraakformulier staat, zolang Aanwezigheid registreren aan staat, het veld Standaardaanwezigheid. Het staat op "Koorinstelling" (met de huidige koorinstelling tussen haakjes) en je kunt het voor precies deze afspraak omzetten naar Accepteren, Onzeker of Afwijzen.

Waar dit goed voor is

Staat het koor standaard op "Accepteren", maar plan je een vrijwillige extra afspraak? Zet dan voor die ene afspraak de standaardaanwezigheid op "Onzeker", zodat iedereen zich bewust meldt.

Wat is de volgende stap?

Hoe leden reageren: Aanwezigheid instellen en bijhouden
Analyse en export: Aanwezigheidsoverzicht en export
Afspraken aanmaken: Afspraken en repetities aanmaken

Meer in Rehearsals & calendar

Aanwezigheid doorgeven en volgen

Laat je koor weten of je naar een repetitie komt, en geef de koorleiding zicht op wie er is.

Aanwezigheidsoverzicht en export

Als koorleiding in de webapp zien wie hoe vaak aanwezig was, gefilterd op periode, evenementtype en stem, en de lijst als CSV exporteren voor je administratie.

Afspraken en repetities aanmaken

Voeg repetities en evenementen toe aan je koorkalender, ook terugkerende afspraken.

Terugkerende afspraken aanmaken

Wekelijkse repetities als reeks aanmaken in plaats van elke afspraak los: ritme, interval, einddatum en hoe je een reeks later wijzigt.

Toch nog hulp nodig?

Kun je niet vinden wat je zoekt? Stuur ons een bericht en ons team neemt contact met je op.

Contact met support