Bij elke afspraak die aanwezigheid registreert, meld je je met één klik aan of af, of laat je het open. Je antwoord staat meteen in de deelnemerslijst van de afspraak, gesorteerd per stemgroep, zodat de koorleiding ziet op wie ze kan rekenen. Daarbij kun je een korte opmerking schrijven, bijvoorbeeld dat je tien minuten later komt.
Je aan- of afmelden
- Afspraak openen
Open de afspraak in de kalender. Onder tijd, locatie en muziek staat de kaart Jouw antwoord.
- Antwoord kiezenWebappKlik op Afwijzen, Onzeker of Accepteren. De gekozen knop is gevuld: groen voor aangemeld, rood voor afgemeld.Mobiele appTik op ✗ (Afwijzen), ? (Weet ik niet) of ✓ (Bevestigen). De gekozen knop is gevuld: groen voor aangemeld, rood voor afgemeld.
- Zo nodig wijzigen
Je antwoord is meteen opgeslagen. Veranderen je plannen, kies dan gewoon een andere knop, zolang het antwoord open is (zie hieronder).
Zonder de afspraak te openen
De dunne balk onder de naam van de afspraak laat op het web zien welk deel van de uitgenodigden zich al heeft aangemeld. Zo zie je in één oogopslag hoe vol een repetitie wordt.
Een opmerking bij je antwoord schrijven
De opmerking hoort bij je antwoord, bijvoorbeeld "Ik moet eerder weg", "Ik ben op vakantie" of "Ik ben 10 min later".
- Opmerking openen
Kies in de kaart Jouw antwoord rechtsboven Opmerking toevoegen. Heb je je afgemeld, dan heet de knop Reden opgeven.
- Tekst of vertraging kiezen
Schrijf een paar woorden of kies onder Ben je later? 5, 10, 30 of 60 minuten. Het is altijd een van de twee: typ je tekst, dan verdwijnt de gekozen vertraging, en andersom. Na een afmelding zijn er geen vertragingen.
- Opslaan
Met Opslaan staat de opmerking onder je antwoordknoppen. Om te wijzigen klik je op het web op het potlood ernaast, in de app tik je op de opmerking. Met het ✕ verwijder je hem.
De opmerking ziet iedereen in het koor naast je naam in de deelnemerslijst. Ze verandert je antwoord niet: schrijf je hem voordat je hebt geantwoord, dan blijft de standaardaanwezigheid van de afspraak gelden.
Wanneer je je antwoord niet meer kunt wijzigen
Zijn de knoppen grijs, dan staat eronder de reden:
- "Je aanwezigheid is ingesteld door de koorleiding en kan niet meer worden gewijzigd." De koorleiding of een beheerder heeft je antwoord zelf ingesteld. Wijzigen kan daarna alleen nog de leiding, tot die je antwoord weer vrijgeeft. Dan kun je zelf weer kiezen.
- "De antwoordtermijn is verstreken. Neem contact op met de koorleiding als er bij jou iets verandert." De afspraak heeft een termijn, en die is voorbij. Zolang hij loopt, staat daar "Antwoorden kan tot …" met datum en tijd. Meer daarover onder Een antwoordtermijn instellen.
- "Aanwezigheid kan niet meer worden gewijzigd nadat de afspraak is afgelopen." Twee uur na het einde van de afspraak (zonder eindtijd: twee uur na het begin) is de aanwezigheid voor leden afgesloten, zodat de statistiek achteraf niet verschuift.
In alle drie de gevallen verdwijnen ook de snelle ✓/✗ in de webkalender en op de startpagina; in de app toont de afspraakkaart dan alleen nog je antwoord. Je opmerking kun je ondanks termijn of ingevuld antwoord nog schrijven en wijzigen, tot de afspraak is afgesloten.
Koorleiding en beheerders hebben met geen van deze blokkades te maken: zij wijzigen hun eigen antwoord en dat van de anderen altijd, ook na de afspraak.
Zien wie er komt
Onder de antwoorden toont elke afspraak alle uitgenodigden: bovenaan de koorleiding, daaronder de stemgroepen van je koor, zoals ze onder KoorinstellingenStemmen in het koor zijn vastgelegd. Toont je koor substemmen apart, dan zijn dat bijvoorbeeld Sopraan 1 en Sopraan 2.
- Elke groep toont hoeveel er zich hebben aangemeld (bijvoorbeeld 5/5), en een balk: groen de aanmeldingen, rood de afmeldingen.
- Een klik klapt een groep open. Je kunt meerdere groepen tegelijk open hebben.
- Bij de profielfoto markeert een groen vinkje een aanmelding en een rood kruisje een afmelding. Ontbreekt de kleur, dan heeft de persoon niet geantwoord.
- Opmerkingen staan direct onder de naam, een vertraging met een klokje (bijvoorbeeld "10 min later").
Voor koorleiding en beheerders
- Een antwoord voor iemand invullen: open het menu in de regel van de persoon (, op het web ook met de rechtermuisknop, in de app ook door lang te drukken) en kies Aanwezig of Niet aanwezig. Dat kan altijd, ook na de antwoordtermijn en na de afspraak. De persoon kan het antwoord daarna niet meer zelf wijzigen.
- Antwoord vrijgeven: moet de persoon weer zelf kunnen antwoorden, kies dan in hetzelfde menu Antwoord vrijgeven. Het antwoord blijft zoals het is, alleen de blokkade vervalt. Daarna wijzigt de persoon (bij een kind zonder telefoon de ouders) het antwoord weer zelf, zolang termijn en afspraak dat toelaten. Bij een reeks afspraken geldt dat alleen voor deze ene afspraak. De optie is er alleen bij antwoorden die de leiding heeft ingesteld. Niemand krijgt daarbij een melding.
- Personen zonder app: wie je op naam hebt toegevoegd, staat in zijn stemgroep, met een envelop bij de foto en daaronder "Komt", "Komt niet" of "Nog geen reactie". Met ✓ en ✗ ernaast vul je het antwoord in; een tweede klik op de actieve knop trekt het weer in. Deze personen verschijnen alleen bij afspraken voor het hele koor en pas bij afspraken vanaf het moment waarop je ze hebt toegevoegd. Zie Leden zonder app toevoegen.
- Antwoorden van ouders: heeft een ouder voor een kind geantwoord, dan staat onder de naam "Antwoord van …". Zie Jonge zangers onder de 16.
- Alle opmerkingen tegelijk: in de app bundelt Opmerkingen (…) boven de lijst alle opmerkingen. Op het web staan ze onder de namen.
- Navragen: boven de lijst staat Herinneren met het aantal openstaande antwoorden. Hoe dat werkt, staat onder Herinneren aan openstaande antwoorden.
De aanwezigheid over veel afspraken
Wie hoe vaak er was, toont de aanwezigheidsstatistiek: op het web onder Aanwezigheid in de zijbalk (voor koorleiding en beheerders), in de app via KalenderStatistieken. Alles daarover onder Aanwezigheidsoverzicht en export.
Als het niet lukt
- Helemaal geen antwoordknoppen: de afspraak registreert geen aanwezigheid (in de app staat dan "Voor deze afspraak is geen aanwezigheid vereist"), of hij is afgelast.
- Grijze knoppen: de zin eronder noemt de reden, zie hierboven.
- Geen ✓/✗ in de webkalender: op smalle schermen verbergt het maandrooster ze. Open de afspraak en antwoord daar.
- "Er ging iets mis." (web) of "Opslaan mislukt!" (app): het antwoord is niet opgeslagen. Controleer de verbinding en probeer het opnieuw.
Wat is de volgende stap?
- Afspraken aanmaken: Afspraken en repetities aanmaken
- Antwoorden tot een bepaald moment verzamelen: Een antwoordtermijn instellen
- Navragen: Herinneren aan openstaande antwoorden
- Wat geldt zonder eigen antwoord: Automatische aanwezigheid