De gegevens van je koor exporteren

Met Gegevens exporteren download je alles wat jullie koor in cori heeft opgeslagen, als één zipbestand: de nummers met alle stemmen, bladmuziek en songteksten, de bestanden inclusief mappen, alle afspraken als kalenderbestand, jullie setlists en de ledenlijst. De export starten de koorleiding en beheerders in de koorinstellingen, in de browser en in de app. Dat kan ook als jullie koor gepauzeerd is, dus na het einde van de proefperiode of van een abonnement.

Zo maak je de export

1. 1
   Koorinstellingen openen

   Web-app

   Open Koor›Instellingen. In het gedeelte Voor het hele koor klik je op Gegevens exporteren.

   Mobiele app

   Open het tabblad Koor en tik op de tegel Koorinstellingen. In het gedeelte Voor het hele koor tik je op Gegevens exporteren.
2. 2
   Inhoud controleren

   Onder „Dit zit erin“ laat cori zien hoeveel nummers en bestanden in de export terechtkomen en hoe groot die ongeveer wordt („In totaal ongeveer …“).

3. 3
   „Export maken“ kiezen

   cori pakt het zipbestand op de server in. Een balk laat zien hoeveel bestanden er al in zitten. Je hoeft niet te wachten: je kunt de pagina sluiten, de export loopt door.

4. 4
   Downloaden

   Is alles ingepakt, dan staat daar „Export klaar“ met de datum tot wanneer het bestand klaarstaat. Kies Downloaden, de knop noemt ook de grootte. Het bestand heet „cori-koornaam-datum.zip“.

Wat er in het zipbestand zit

Mappen en bestandsnamen verschijnen in de taal die je in cori had ingesteld toen je de export startte. In het Nederlands ziet dat er zo uit:

• Nummers: één map per nummer. Daarin staan de stemmen als audiobestanden, genoemd naar de stem (bijvoorbeeld „Sopraan 1“), plus begeleidingssporen en choreografievideo's. Voor zover aanwezig komen de bladmuziek als pdf („Bladmuziek.pdf“, de versie voor de koorleiding als „Bladmuziek dirigent.pdf“), de songtekst („Songtekst.txt“) en de noten van alle stemmen als MIDI-bestand („Noten.mid“) erbij. In „song.json“ staan alle gegevens van het nummer in machineleesbare vorm. Gearchiveerde nummers staan in „Nummers/Gearchiveerd“, privénummers in „Nummers/Privé“.
• Bestanden: alle mappen en bestanden onder de namen die jullie hebben gegeven, ongeacht voor wie ze zichtbaar zijn. Lege mappen blijven behouden, bestanden in de prullenbak zitten er niet bij.
• Afspraken.ics: alle afspraken van het koor inclusief reeksen. Geannuleerde afspraken zitten erin en zijn als geannuleerd gemarkeerd. Je kunt het bestand in elke agenda importeren.
• Setlists.csv: jullie setlists met de volgorde van de nummers.
• Leden.csv: naam, stem, rol en aanmelddatum van alle leden.
• LEESMIJ.txt: legt uit wat waar staat en noemt bestanden die niet meer in de opslag te vinden waren en daarom ontbreken.

De CSV-bestanden openen in Excel met correcte speciale tekens.

Wat er niet in de export zit

• Chats, berichten en enquêtes
• Aantekeningen in de bladmuziek. Bladmuziek met je annotaties sla je afzonderlijk op, zie Bladmuziek exporteren uit cori.
• Toe- en afzeggingen en de aanwezigheid: het afsprakenbestand bevat geen antwoorden. Een aanwezigheidslijst download je in de browser onder Aanwezigheid met CSV exporteren, zie Aanwezigheidsoverzicht en export.
• Leden zonder app en ouders: wie jullie alleen met een naam hebben toegevoegd en wie als ouder een kind begeleidt, staat niet in de ledenlijst.
• Persoonlijke gegevens zoals e-mailadressen en verjaardagen
• Oefenplannen, statistieken en de oefenvoortgang van afzonderlijke leden

Hoe lang de export klaarstaat

Een voltooide export staat zeven dagen klaar om te downloaden. Daarna verwijdert cori het bestand, en je kunt altijd een nieuwe maken. Met Nieuwe export maken pak je de huidige stand opnieuw in; is de nieuwe klaar, dan vervangt die de oude. Loopt er al een export, dan start een tweede klik geen nieuwe, maar toont die de lopende.

Als jullie koor gepauzeerd is

Is de proefperiode voorbij of het abonnement afgelopen, dan kunnen de koorleiding en beheerders in de browser niet meer bij de koorinstellingen. De pagina Abonnement toont dan onderaan „Willen jullie niet verder? Download dan eerst alles wat jullie koor in cori heeft opgeslagen.“ en de knop Gegevens exporteren. In de app bereik je de export zoals gewoonlijk via het tabblad Koor en de koorinstellingen; die tonen dan alleen nog de export, de verwerkersovereenkomst, Verlaten en Koor verwijderen.

Als het niet lukt

• „De export is niet gelukt. Probeer het opnieuw.“: start hem opnieuw met Export maken. Breekt een export op de server af, dan verschijnt deze melding uiterlijk een halfuur later.
• „De downloadlink kon niet worden gemaakt. Probeer het opnieuw.“: tik nog een keer op Downloaden. Elke klik maakt een nieuwe link.
• Het item ontbreekt: dan ben je in het geselecteerde koor geen koorleiding en geen beheerder. Controleer of je het juiste koor hebt geselecteerd.

Wat is de volgende stap?

• Wat cori over jou persoonlijk opslaat: Jouw gegevens en privacy
• Veiligstellen voordat je stopt: Abonnement opzeggen
• Een koor definitief opheffen: Een koor verwijderen
• De overige instellingen: Koorinstellingen wijzigen