Con un plazo de respuesta decides hasta cuándo pueden responder los miembros a una cita, por ejemplo hasta un día antes del concierto. Después ya no pueden cambiar su confirmación o cancelación, y tú planificas con una cifra fija. La dirección del coro y los administradores siguen pudiendo anotar cambios por su cuenta.
Cómo fijar el plazo
- Crear o editar la cita
Crea una cita nueva en el calendario, o abre una existente y elige el lápiz ().
- Registrar asistencia
El plazo solo existe si está marcado Registrar asistencia. Debajo aparecen Confirmación predeterminada y Plazo de respuesta.
- Elegir el plazo
En Plazo de respuesta, elige cuánto antes del inicio de la cita se cierran las respuestas: 2, 6 o 12 horas, 1, 2 o 3 días o 1 semana antes. Las citas nuevas vienen con Sin plazo. En cuanto eliges un plazo, cori explica debajo: «Después, los miembros ya no pueden cambiar su respuesta. La dirección del coro todavía puede registrarla.»
- Guardar
Guarda la cita. Si editas una cita que forma parte de una serie, eliges si el cambio se aplica a Sólo esta fecha o a Todos los eventos.
El plazo siempre se cuenta hacia atrás desde el inicio de la cita. Por eso, en una serie cada cita tiene su propio plazo: si ensayáis los jueves a las 19:00 y eliges «1 día antes», las respuestas se cierran cada miércoles a las 19:00.
Qué ven los miembros
- Antes del plazo aparece debajo de sus botones de respuesta «Plazo de respuesta: …» con el día y la hora.
- Después del plazo los botones están en gris y debajo pone: «El plazo de respuesta ha terminado. Si algo cambia para ti, contacta con la dirección del coro.»
- Los ✓/✗ rápidos del calendario web y de la pantalla de inicio desaparecen; en la app, la tarjeta de la cita solo muestra ya la respuesta. Las notificaciones sobre citas nuevas o modificadas también llegan sin botones de respuesta después del plazo.
- Quien no haya respondido antes del plazo se queda en «Sin respuesta» (o en la confirmación predeterminada de la cita, si está en aceptar o rechazar).
- Una nota sobre su propia respuesta, por ejemplo «llego 10 min tarde», los miembros pueden escribirla también después del plazo, hasta dos horas después del final de la cita.
Qué pueden seguir haciendo la dirección del coro y los administradores
- Anotar respuestas: en el menú de una persona de la lista de participantes eliges Participa o No participa, antes y después del plazo. También para las personas sin la app anotas la respuesta como siempre.
- Responder tú: tu propia respuesta nunca se bloquea.
- Ver el plazo: encima de la lista de participantes de la cita aparece «Plazo de respuesta para los miembros: …» con el día y la hora. Debajo de tus propios botones de respuesta no aparece, porque a ti no se te aplica.
Plazo y recordatorios
- En las citas con plazo, el recordatorio automático llega dos días antes del plazo en lugar de dos días antes de la cita, y menciona el plazo: «Ensayo a las 19:00. Puedes responder hasta el …» con el día y la hora. Mientras aún esté pendiente, la dirección ve en la ventana de «Recordar» «Recordatorio automático 2 días antes de que venza el plazo de respuesta».
- Recordar a mano solo es posible hasta el plazo. Después el botón desaparece, porque ya nadie podría responder.
Más sobre esto en Recordar las respuestas pendientes.
Casos especiales
- El plazo ya ha pasado al guardar: si para una cita dentro de tres días eliges «1 semana antes», las respuestas quedan bloqueadas al momento para los miembros.
- Cambiar o quitar el plazo: el nuevo plazo se aplica al instante. Si pones «Sin plazo» o un plazo que todavía no ha llegado, los miembros pueden volver a responder.
- Después de la cita: dos horas después del final de una cita (sin hora de fin: dos horas después del inicio) la asistencia queda cerrada de todos modos para los miembros, con o sin plazo.
- Padres: si los padres responden por un niño, se les aplica el mismo plazo. Consulta Cantantes jóvenes menores de 16 años.
Si algo no funciona
- No hay campo «Plazo de respuesta»: marca «Registrar asistencia» en el formulario de la cita. Solo la dirección del coro y los administradores pueden editar citas.
- Un miembro ya no puede responder aunque falta mucho para la cita: revisa el plazo. «1 semana antes» cierra las respuestas siete días antes del inicio.
- Un miembro ha cambiado de opinión después del plazo: anota tú la nueva respuesta desde el menú de su fila.
¿Y ahora?
- Insistir antes del plazo: Recordar las respuestas pendientes
- Cómo responden los miembros: Indicar y seguir la asistencia
- Crear citas: Crear citas y ensayos