Ricordare le risposte in sospeso

Con Invia promemoria mandi a tutti quelli che non hanno ancora risposto a un appuntamento o a un sondaggio una notifica push sul telefono, se vuoi con un testo tuo. Per gli appuntamenti cori ricorda inoltre da solo circa due giorni prima. Questo promemoria automatico resta attivo finché non lo spegni nelle impostazioni del coro.

Ricordare un appuntamento

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   Aprire l'appuntamento

   Sopra l'elenco dei partecipanti c'è Invia promemoria con il numero delle risposte in sospeso, per esempio “Invia promemoria (3 in attesa)”. Tu non vieni contato.

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   Controllare il messaggio

   Un clic apre la finestra Inviare un promemoria? In alto c'è scritto chi riceve il messaggio, per esempio “A chi non ha ancora confermato o disdetto (3)”; l'app indica queste persone anche per nome. Sotto vedi la notifica push così come arriva: “Una piccola richiesta da” con il tuo nome, e sotto per esempio “Prova del coro giovedì 5 novembre: Ci fai sapere se ci sei?”

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   Scrivere un testo tuo (facoltativo)

   Con Modifica testo sostituisci la domanda con parole tue; appuntamento e data restano davanti. Sono ammessi 300 caratteri. Testo predefinito ripristina la domanda originale. Se lasci il testo predefinito, ognuno lo legge nella lingua della propria app; il tuo testo cori lo invia così come lo scrivi.

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   Inviare

   Clicca su Invia promemoria. cori conferma con “Promemoria inviato (3)”, e per le dodici ore successive il pulsante si chiama Promemoria inviato.

Chi riceve il promemoria

• Tutti quelli invitati a questo appuntamento che non hanno ancora confermato o disdetto, anche chi ha scelto espressamente “Indeciso”. Se l'appuntamento è solo per membri selezionati, solo loro. Tu non lo ricevi.
• Se la conferma predefinita dell'appuntamento è impostata su Accetta o Rifiuta, “Invia promemoria” raggiunge tutti quelli che risultano così solo per via di questa impostazione. La finestra dice allora “A chi non ha ancora risposto e quindi risulta presente in automatico”, e il messaggio chiede “Risulti presente in automatico. Va bene così?” (con il rifiuto: “Risulti assente in automatico. Riesci a venire comunque?”).
• Per i bambini senza telefono proprio il promemoria va ai genitori, vedi Giovani cantanti sotto i 16 anni.
• Le persone senza app non ricevono mai un promemoria. Le loro risposte le inserisci tu, vedi Inserire membri senza app.

Chi tocca il messaggio arriva direttamente all'appuntamento e può rispondere. Sul telefono cori lo mostra finché lì, in Impostazioni›Notifiche, l'interruttore Appuntamenti è attivo.

Ricordare un'altra volta

Non si blocca nulla, ma cori avvisa: se nelle ultime dodici ore qualcuno ha già inviato un promemoria per questo appuntamento, la finestra mostra per esempio “Anna ha già inviato un promemoria 2 ore fa.” oppure “Hai già inviato un promemoria 3 ore fa.”, e il pulsante si chiama Invia comunque. Decidi tu se il messaggio deve partire un'altra volta.

Se qualcun altro della direzione ha inviato un promemoria, cori se ne accorge all'invio: il messaggio allora non parte ancora, la finestra mostra chi l'ha inviato e quando, e puoi rincarare con “Invia comunque”. “Promemoria inviato” compare solo sul dispositivo o nel browser da cui hai inviato il promemoria; un clic sopra riapre la finestra.

Ricordare un sondaggio

Sotto un sondaggio aperto in chat, accanto al numero dei voti, c'è anche Invia promemoria. Funziona come per gli appuntamenti, con queste differenze:

• Può inviare il promemoria chi ha avviato il sondaggio, e la direzione del coro con gli amministratori.
• Il messaggio va a tutti nella chat tranne te che possono votare e non l'hanno ancora fatto: nella chat generale a tutto il coro (senza genitori e bambini senza telefono proprio), in un gruppo ai suoi membri. Il numero sul pulsante conta esattamente queste persone. Il messaggio riporta la domanda del sondaggio e chiede se si vota ancora; un testo tuo compare dopo “Sondaggio” e la domanda.
• In un sondaggio anonimo sul pulsante non c'è nessun numero, perché cori non mostra chi ha già votato. Il promemoria va comunque solo a chi manca ancora.
• Sul telefono compare finché in Impostazioni›Notifiche l'interruttore Messaggi è attivo.
• Se il sondaggio è concluso o ha raggiunto la sua fine, “Invia promemoria” sparisce.

Se un sondaggio ha una fine, cori ricorda in più anche da solo: circa 24 ore prima della chiusura tutti quelli che non hanno ancora votato ricevono “Manca ancora il tuo voto”. Chi ha avviato il sondaggio non lo riceve. Questo messaggio parte al più presto dodici ore dopo l'avvio del sondaggio e mai nell'ultima ora; nei sondaggi molto brevi non c'è. La direzione non ha un interruttore per questo. Come creare sondaggi lo trovi in Creare un sondaggio.

In automatico due giorni prima dell'appuntamento

Per gli appuntamenti cori ti toglie il lavoro di sollecitare: circa due giorni prima dell'appuntamento tutti quelli che non hanno ancora risposto ricevono una notifica push, per esempio “Ci sei giovedì?” con “Prova del coro alle 19:00. Con un tocco la direzione del coro lo sa subito.” Se l'appuntamento ha una scadenza per rispondere, il promemoria arriva due giorni prima della scadenza e la indica: “Rispondi entro …” con giorno e ora.

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   Aprire le impostazioni del coro

   Web app

   Apri Coro nella barra laterale e clicca in alto a destra su Impostazioni.

   App mobile

   Apri la scheda Coro e tocca il riquadro Impostazioni del coro.
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   Spostare l'interruttore

   Nella sezione Per tutto il coro attivi o disattivi Promemoria automatici. Di fabbrica l'interruttore è attivo.

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   Salvare

   Conferma la modifica in basso con Salva.

Vale quanto segue:

• Il promemoria automatico esiste solo per gli appuntamenti la cui conferma predefinita è “Indeciso”. Se un appuntamento è impostato su “Accetta” o “Rifiuta”, non c'è, vedi Presenza automatica.
• Arriva una volta per appuntamento (in una serie per ciascuno), negli appuntamenti per membri selezionati solo a loro. La direzione del coro stessa non lo riceve, e nemmeno le persone senza app.
• Un appuntamento deve essere in calendario da almeno dodici ore, e il messaggio parte solo tra due giorni e un giorno prima dell'appuntamento (o della scadenza). Se crei un appuntamento meno di circa un giorno e mezzo prima, non c'è nessun promemoria automatico. Usa allora “Invia promemoria”.
• Finché il promemoria deve ancora partire, direzione del coro e amministratori vedono nella finestra di “Invia promemoria” “Promemoria automatico 2 giorni prima” (con scadenza: “Promemoria automatico 2 giorni prima della scadenza per rispondere”).
• Ogni membro può disattivarlo sul proprio telefono: Impostazioni›Notifiche, interruttore Promemoria per rispondere.

Quando “Invia promemoria” sparisce

Negli appuntamenti vedi “Invia promemoria” solo finché c'è qualcosa da ricordare. Sparisce

• appena le risposte si chiudono: alla scadenza per rispondere, senza scadenza all'inizio dell'appuntamento,
• quando tutti tranne te hanno risposto,
• quando l'appuntamento è annullato o non registra la presenza.

Se non funziona

• “Hanno già risposto tutti.” oppure “Hanno già votato tutti.”: nel frattempo ognuno ha risposto; non è partito nessun messaggio.
• “Errore” dopo l'invio: non è partito nulla. Succede se nel frattempo l'appuntamento è iniziato, la sua scadenza è passata o il sondaggio è stato chiuso mentre la finestra era aperta, oppure se manca la connessione.
• Il pulsante per inviare è grigio: il tuo testo supera i 300 caratteri. Da 270 caratteri cori mostra un contatore, oltre il limite indica quanti sono di troppo.
• Qualcuno non ha ricevuto nulla: la persona usa cori solo nel browser, ha disattivato le notifiche per cori, ha spento nelle impostazioni delle notifiche “Appuntamenti” (per i sondaggi “Messaggi”, per il promemoria automatico “Promemoria per rispondere”), oppure aveva già risposto. Vedi Impostare le notifiche push.

E adesso?

• Raccogliere le risposte entro una certa data: Impostare una scadenza per rispondere
• Come rispondono i membri: Indicare e monitorare la presenza
• Sondaggi in chat: Creare un sondaggio