Dengan batas waktu jawaban, kamu menentukan sampai kapan anggota bisa menjawab sebuah janji temu, misalnya sampai sehari sebelum konser. Setelah itu mereka tidak bisa lagi mengubah jawaban hadir atau tidaknya, dan kamu bisa merencanakan dengan jumlah yang pasti. Kepemimpinan paduan suara dan admin tetap bisa mencatat perubahan sendiri.
Begini cara menetapkan batas waktu
- Buat atau ubah janji temu
Buat janji temu baru di kalender, atau buka janji temu yang sudah ada lalu pilih ikon pensil ().
- Catat kehadiran
Batas waktu hanya ada kalau Catat kehadiran dicentang. Di bawahnya ada Kehadiran default dan Batas waktu jawaban.
- Pilih batas waktu
Di bawah Batas waktu jawaban, pilih berapa lama sebelum janji temu dimulai jawaban ditutup: 2, 6, atau 12 jam, 1, 2, atau 3 hari, atau 1 minggu sebelumnya. Janji temu baru diatur ke Tanpa batas waktu. Begitu kamu memilih batas waktu, cori menjelaskan di bawahnya: “Setelah itu, anggota tidak bisa lagi mengubah jawabannya. Pengurus paduan suara tetap bisa mengisinya.”
- Simpan
Simpan janji temunya. Kalau kamu mengubah janji temu dari sebuah seri, kamu memilih apakah perubahannya berlaku untuk Hanya acara ini atau untuk Semua acara.
Batas waktu selalu dihitung mundur dari mulainya janji temu. Karena itu, dalam sebuah seri setiap janji temu punya batas waktunya sendiri: kalau kalian latihan setiap Kamis pukul 19.00 dan kamu memilih “1 hari sebelumnya”, jawaban ditutup setiap Rabu pukul 19.00.
Yang dilihat anggota
- Sebelum batas waktu, di bawah tombol jawaban mereka tertera “Jawab paling lambat …” beserta hari dan jamnya.
- Setelah batas waktu, tombolnya berwarna abu-abu, dan di bawahnya tertulis: “Batas waktu jawaban sudah lewat. Jika ada perubahan, hubungi pengurus paduan suara.”
- Tombol cepat ✓/✗ di kalender web dan di beranda hilang; di aplikasi, kartu janji temu hanya menampilkan jawabannya. Notifikasi tentang janji temu baru atau yang diubah juga datang tanpa tombol jawaban setelah batas waktu.
- Siapa yang belum menjawab sampai batas waktu tetap berstatus “Belum merespons” (atau mengikuti kehadiran default janji temu itu, kalau diatur ke hadir atau tidak hadir).
- Catatan untuk jawaban sendiri, misalnya “Aku datang 10 menit terlambat”, masih bisa ditulis anggota setelah batas waktu, sampai dua jam setelah janji temu berakhir.
Yang masih bisa dilakukan kepemimpinan paduan suara dan admin
- Mencatat jawaban: Di menu seseorang dalam daftar peserta, pilih Hadir atau Tidak hadir, sebelum maupun sesudah batas waktu. Untuk orang tanpa aplikasi pun kamu mencatat jawabannya seperti biasa.
- Menjawab sendiri: Jawabanmu sendiri tidak pernah terkunci.
- Melihat batas waktu: Di atas daftar peserta janji temu tertera “Batas waktu jawaban untuk anggota: …” beserta hari dan jamnya. Di bawah tombol jawabanmu sendiri batas waktu itu tidak tertera, karena tidak berlaku untukmu.
Batas waktu dan pengingat
- Pengingat otomatis untuk janji temu dengan batas waktu datang dua hari sebelum batas waktu, bukan dua hari sebelum janji temu, dan menyebutkan batas waktunya: “Latihan paduan suara pukul 19.00. Jawab paling lambat …” beserta hari dan jamnya. Selama pengingat itu belum terkirim, kepemimpinan melihat “Pengingat otomatis 2 hari sebelum batas waktu jawaban” di jendela “Ingatkan”.
- Ingatkan secara manual hanya tersedia sampai batas waktu. Setelah itu tombolnya hilang, karena tidak ada lagi yang bisa menjawab.
Selengkapnya di Mengingatkan jawaban yang belum masuk.
Kasus khusus
- Batas waktu sudah lewat saat menyimpan: Kalau untuk janji temu tiga hari lagi kamu memilih “1 minggu sebelumnya”, jawaban untuk anggota langsung terkunci.
- Mengubah atau menghapus batas waktu: Batas waktu yang baru langsung berlaku. Kalau kamu memilih “Tanpa batas waktu” atau batas waktu yang belum tercapai, anggota bisa menjawab lagi.
- Setelah janji temu: Dua jam setelah janji temu berakhir (tanpa waktu selesai: dua jam setelah mulai), kehadiran untuk anggota memang sudah ditutup, dengan atau tanpa batas waktu.
- Orang tua: Kalau orang tua menjawab untuk anaknya, batas waktu yang sama berlaku bagi mereka. Lihat Penyanyi muda di bawah 16 tahun.
Kalau tidak berhasil
- Tidak ada kolom “Batas waktu jawaban”: Centang “Catat kehadiran” di formulir janji temu. Hanya kepemimpinan paduan suara dan admin yang bisa mengubah janji temu.
- Seorang anggota tidak bisa menjawab lagi padahal janji temunya masih lama: Periksa batas waktunya. “1 minggu sebelumnya” menutup jawaban tujuh hari sebelum mulai.
- Seorang anggota berubah pikiran setelah batas waktu: Catat sendiri jawaban barunya lewat menu di barisnya.
Apa selanjutnya?
- Menindaklanjuti sebelum batas waktu: Mengingatkan jawaban yang belum masuk
- Cara anggota menjawab: Menentukan dan melacak kehadiran
- Membuat janji temu: Membuat janji temu dan latihan