Com um prazo de resposta você define até quando os membros podem responder a um compromisso, por exemplo até um dia antes do concerto. Depois disso, eles não podem mais mudar a confirmação ou a recusa, e você planeja com um número fechado. A direção do coro e os administradores continuam podendo registrar alterações.
Como definir o prazo
- Criar ou editar um compromisso
Crie um novo compromisso no calendário, ou abra um que já existe e escolha o lápis ().
- Registrar presença
O prazo só existe quando Registrar presença está marcado. Abaixo aparecem Presença padrão e Prazo de resposta.
- Escolher o prazo
Em Prazo de resposta, escolha quanto tempo antes do início do compromisso as respostas se encerram: 2, 6 ou 12 horas, 1, 2 ou 3 dias ou 1 semana antes. Compromissos novos vêm com Sem prazo. Assim que você escolhe um prazo, o cori explica logo abaixo: “Depois disso, os membros não podem mais alterar a resposta. A direção do coro ainda pode registrá-la.”
- Salvar
Salve o compromisso. Se você editar um compromisso de uma série, escolhe se a alteração vale para Só este evento ou para Todos os eventos.
O prazo sempre é contado para trás a partir do início do compromisso. Por isso, numa série, cada compromisso tem o seu próprio prazo: se vocês ensaiam às quintas às 19:00 e você escolhe “1 dia antes”, as respostas se encerram sempre às quartas às 19:00.
O que os membros veem
- Antes do prazo, embaixo dos botões de resposta aparece “Prazo de resposta: …”, com dia e horário.
- Depois do prazo, os botões ficam cinza e embaixo aparece: “O prazo de resposta terminou. Se algo mudar para você, fale com a direção do coro.”
- Os ✓/✗ rápidos no calendário da web e na página inicial somem; no app, o cartão do compromisso mostra só a resposta. As notificações sobre compromissos novos ou alterados também chegam sem botões de resposta depois do prazo.
- Quem não respondeu até o prazo continua em “Sem resposta” (ou na presença padrão do compromisso, se ela estiver em confirmar ou recusar).
- Uma observação sobre a própria resposta, como “Chego 10 min mais tarde”, os membros ainda podem escrever depois do prazo, até duas horas após o fim do compromisso.
O que a direção do coro e os administradores ainda podem fazer
- Registrar respostas: no menu de uma pessoa na lista de participantes, você escolhe Vou ou Não vou, antes e depois do prazo. Para pessoas sem o app, você também registra a resposta normalmente.
- Responder você mesmo: a sua própria resposta nunca fica bloqueada.
- Ver o prazo: acima da lista de participantes do compromisso aparece “Prazo de resposta para os membros: …”, com dia e horário. Embaixo dos seus próprios botões de resposta ele não aparece, porque não vale para você.
Prazo e lembretes
- O lembrete automático, em compromissos com prazo, chega dois dias antes do prazo em vez de dois dias antes do compromisso, e menciona o prazo: “Ensaio do coro às 19:00. Responda até …”, com dia e horário. Enquanto ele ainda não foi enviado, a direção vê na janela de “Lembrar” o texto “Lembrete automático 2 dias antes do fim do prazo de resposta”.
- Lembrar manualmente só é possível até o prazo. Depois o botão some, porque ninguém mais poderia responder.
Mais sobre isso em Lembrar das respostas pendentes.
Casos especiais
- O prazo já passou ao salvar: se para um compromisso daqui a três dias você escolher “1 semana antes”, as respostas ficam bloqueadas na hora para os membros.
- Alterar ou remover o prazo: o novo prazo vale imediatamente. Se você mudar para “Sem prazo” ou para um prazo que ainda não foi atingido, os membros voltam a poder responder.
- Depois do compromisso: duas horas após o fim de um compromisso (sem horário de término: duas horas após o início), a presença já fica encerrada para os membros de qualquer forma, com ou sem prazo.
- Pais: quando os pais respondem por uma criança, vale para eles o mesmo prazo. Veja Jovens cantores com menos de 16 anos.
Quando não funciona
- Não aparece o campo “Prazo de resposta”: marque “Registrar presença” no formulário do compromisso. Só a direção do coro e os administradores podem editar compromissos.
- Um membro não consegue mais responder, embora o compromisso ainda esteja longe: confira o prazo. “1 semana antes” encerra as respostas sete dias antes do início.
- Um membro mudou de ideia depois do prazo: registre você mesmo a nova resposta pelo menu na linha dele.
E agora?
- Cobrar antes do prazo: Lembrar das respostas pendentes
- Como os membros respondem: Definir e acompanhar a presença
- Criar compromissos: Criar compromissos e ensaios