Vastausten määräajalla päätät, mihin asti jäsenet voivat vastata tapaamiseen, esimerkiksi päivää ennen konserttia. Sen jälkeen he eivät voi enää muuttaa ilmoittautumistaan tai peruutustaan, ja voit suunnitella kiinteän määrän mukaan. Kuoron johto ja ylläpitäjät voivat edelleen merkitä muutokset itse.
Näin asetat määräajan
- Luo tai muokkaa tapaamista
Luo kalenterissa uusi tapaaminen tai avaa olemassa oleva ja valitse kynä ().
- Kirjaa läsnäolo
Määräaika on käytettävissä vain, kun Kirjaa läsnäolo on valittuna. Sen alla ovat Oletusläsnäolo ja Vastausten määräaika.
- Valitse määräaika
Valitse kohdasta Vastausten määräaika, kuinka paljon ennen tapaamisen alkua vastaukset sulkeutuvat: 2, 6 tai 12 tuntia, 1, 2 tai 3 päivää tai 1 viikko ennen. Uusissa tapaamisissa on valittuna Ei määräaikaa. Kun valitset määräajan, cori selittää sen alla: ”Sen jälkeen jäsenet eivät voi enää muuttaa vastaustaan. Kuoron johto voi edelleen merkitä sen.”
- Tallenna
Tallenna tapaaminen. Jos muokkaat sarjaan kuuluvaa tapaamista, valitset samalla, koskeeko muutos kohtaa Vain tämä tapahtuma vai Kaikki tapahtumat.
Määräaika lasketaan aina taaksepäin tapaamisen alusta. Sarjassa jokaisella tapaamisella on siksi oma määräaikansa: jos harjoittelette torstaisin klo 19.00 ja valitset ”1 päivä ennen”, vastaukset sulkeutuvat aina keskiviikkona klo 19.00.
Mitä jäsenet näkevät
- Ennen määräaikaa heidän vastauspainikkeidensa alla lukee ”Vastaa viimeistään …” päivineen ja kellonaikoineen.
- Määräajan jälkeen painikkeet ovat harmaina, ja niiden alla lukee: ”Vastausten määräaika on umpeutunut. Jos tilanteesi muuttuu, ota yhteyttä kuoron johtoon.”
- Pikavalinnat ✓/✗ verkon kalenterista ja aloitussivulta katoavat; sovelluksessa tapaamiskortti näyttää enää vain vastauksen. Myös ilmoitukset uusista tai muuttuneista tapaamisista tulevat määräajan jälkeen ilman vastauspainikkeita.
- Kuka ei ole vastannut määräaikaan mennessä, jää tilaan ”Ei vastausta” (tai tapaamisen oletusläsnäoloon, jos se on asetettu osallistumiseksi tai poissaoloksi).
- Huomautuksen omaan vastaukseen, esimerkiksi ”Tulen 10 min myöhässä”, jäsenet voivat kirjoittaa myös määräajan jälkeen, aina kaksi tuntia tapaamisen päättymisen jälkeen asti.
Mitä kuoron johto ja ylläpitäjät voivat yhä tehdä
- Merkitä vastauksia: Osallistujalistan henkilön valikosta valitset Osallistuu tai Ei osallistu, ennen ja jälkeen määräajan. Myös henkilöille ilman sovellusta merkitset vastauksen tavalliseen tapaan.
- Vastata itse: Omaa vastaustasi ei koskaan lukita.
- Nähdä määräajan: Tapaamisen osallistujalistan yläpuolella lukee ”Jäsenten vastausten määräaika: …” päivineen ja kellonaikoineen. Omien vastauspainikkeidesi alla sitä ei näy, koska se ei koske sinua.
Määräaika ja muistutukset
- Automaattinen muistutus tulee tapaamisissa, joilla on määräaika, kaksi päivää ennen määräaikaa eikä kaksi päivää ennen tapaamista, ja siinä mainitaan määräaika: ”Kuoroharjoitus klo 19.00. Vastaa viimeistään …” päivineen ja kellonaikoineen. Niin kauan kuin muistutus on vielä tulossa, johto näkee ”Muistuta”-ikkunassa tekstin ”Automaattinen muistutus 2 päivää ennen vastausten määräaikaa”.
- Muistuta käsin on mahdollista vain määräaikaan asti. Sen jälkeen painike katoaa, koska kukaan ei voisi enää vastata.
Lisää aiheesta artikkelissa Muistuta vastaamattomia.
Erikoistapaukset
- Määräaika on jo mennyt tallennettaessa: Jos valitset kolmen päivän päästä olevalle tapaamiselle ”1 viikko ennen”, jäsenten vastaukset lukittuvat heti.
- Määräajan muuttaminen tai poistaminen: Uusi määräaika on voimassa heti. Jos valitset ”Ei määräaikaa” tai määräajan, johon ei ole vielä tultu, jäsenet voivat taas vastata.
- Tapaamisen jälkeen: Kaksi tuntia tapaamisen päättymisen jälkeen (jos päättymisaikaa ei ole, kaksi tuntia alun jälkeen) läsnäolo on jäsenille joka tapauksessa suljettu, oli määräaikaa tai ei.
- Vanhemmat: Kun vanhemmat vastaavat lapsen puolesta, heitä koskee sama määräaika. Katso Alle 16-vuotiaat nuoret laulajat.
Jos jokin ei onnistu
- Kenttää ”Vastausten määräaika” ei ole: Valitse tapaamislomakkeessa ”Kirjaa läsnäolo”. Tapaamisia voivat muokata vain kuoron johto ja ylläpitäjät.
- Jäsen ei voi enää vastata, vaikka tapaamiseen on vielä pitkä aika: Tarkista määräaika. ”1 viikko ennen” sulkee vastaukset seitsemän päivää ennen alkua.
- Jäsen muutti mielensä määräajan jälkeen: Merkitse uusi vastaus itse hänen rivinsä valikosta.
Mitä seuraavaksi?
- Muistuttaminen ennen määräaikaa: Muistuta vastaamattomia
- Miten jäsenet vastaavat: Merkitse ja seuraa läsnäoloa
- Tapaamisten luominen: Tapaamisten ja harjoitusten luominen