Med en svarsfrist bestämmer du hur länge medlemmar kan svara på ett tillfälle, till exempel fram till en dag före konserten. Därefter kan de inte längre ändra sitt ja eller nej, och du planerar med ett fast antal. Körledning och administratörer kan fortfarande fylla i ändringar själva.
Så anger du fristen
- Skapa eller redigera ett tillfälle
Skapa ett nytt tillfälle i kalendern, eller öppna ett befintligt och välj pennan ().
- Registrera närvaro
Fristen finns bara när Registrera närvaro är ikryssat. Nedanför står Standardnärvaro och Svarsfrist.
- Välj frist
Välj under Svarsfrist hur långt före tillfällets början svaren stänger: 2, 6 eller 12 timmar, 1, 2 eller 3 dagar eller 1 vecka före. Nya tillfällen står på Ingen frist. Så snart du väljer en frist förklarar cori nedanför: ”Efter det kan medlemmarna inte längre ändra sitt svar. Körledningen kan fortfarande registrera det.”
- Spara
Spara tillfället. Redigerar du ett tillfälle i en serie väljer du samtidigt om ändringen gäller för Endast det här evenemanget eller för Alla evenemang.
Fristen räknas alltid bakåt från tillfällets början. I en serie har därför varje tillfälle sin egen frist: Repeterar ni på torsdagar kl. 19.00 och du väljer ”1 dag före”, stänger svaren varje gång på onsdagen kl. 19.00.
Vad medlemmarna ser
- Före fristen står ”Svara senast …” med dag och tid under deras svarsknappar.
- Efter fristen är knapparna gråa, och nedanför står: ”Svarsfristen har gått ut. Kontakta körledningen om något ändras för dig.”
- De snabba ✓/✗ i webbkalendern och på startsidan försvinner; i appen visar kortet för tillfället bara svaret. Även aviseringar om nya eller ändrade tillfällen kommer efter fristen utan svarsknappar.
- Den som inte har svarat före fristen står kvar på ”Inget svar” (eller på tillfällets standardnärvaro, om den står på ja eller nej).
- En notering till sitt svar, till exempel ”Jag kommer 10 min senare”, kan medlemmar skriva även efter fristen, fram till två timmar efter att tillfället har slutat.
Vad körledning och administratörer fortfarande kan
- Fylla i svar: I menyn för en person i deltagarlistan väljer du Deltar eller Deltar inte, före och efter fristen. Även för personer utan appen fyller du i svaret som vanligt.
- Svara själv: Ditt eget svar är aldrig låst.
- Se fristen: Ovanför tillfällets deltagarlista står ”Svarsfrist för medlemmar: …” med dag och tid. Under dina egna svarsknappar står den inte, eftersom den inte gäller för dig.
Frist och påminnelser
- Den automatiska påminnelsen kommer vid tillfällen med frist två dagar före fristen i stället för två dagar före tillfället, och den nämner fristen: ”Körrepetition kl. 19:00. Svara senast …” med dag och tid. Så länge den inte har skickats än ser ledningen i fönstret för ”Påminn” texten ”Automatisk påminnelse 2 dagar före svarsfristen”.
- Påminn manuellt finns bara fram till fristen. Därefter försvinner knappen, eftersom ingen längre skulle kunna svara.
Mer om det under Påminna om obesvarade svar.
Specialfall
- Fristen har redan passerat när du sparar: Väljer du ”1 vecka före” för ett tillfälle om tre dagar är svaren genast låsta för medlemmarna.
- Ändra eller ta bort fristen: Den nya fristen gäller direkt. Ställer du in ”Ingen frist” eller en frist som inte har nåtts än kan medlemmarna svara igen.
- Efter tillfället: Två timmar efter att ett tillfälle har slutat (utan sluttid: två timmar efter början) är närvaron ändå stängd för medlemmar, med eller utan frist.
- Föräldrar: Svarar föräldrar för ett barn gäller samma frist för dem. Se Unga sångare under 16.
Om det inte fungerar
- Inget fält ”Svarsfrist”: Kryssa i ”Registrera närvaro” i formuläret för tillfället. Bara körledning och administratörer kan redigera tillfällen.
- En medlem kan inte svara längre, fast tillfället ligger långt fram: Kontrollera fristen. ”1 vecka före” stänger svaren sju dagar före början.
- En medlem har ändrat sig efter fristen: Fyll i det nya svaret själv via menyn på hens rad.
Vad händer sedan?
- Följa upp före fristen: Påminna om obesvarade svar
- Hur medlemmar svarar: Ange och följ upp närvaro
- Skapa tillfällen: Skapa tillfällen och repetitioner