Vid varje tillfälle som registrerar närvaro tackar du ja, nej eller lämnar det öppet med ett klick. Ditt svar syns direkt i tillfällets deltagarlista, sorterat efter stämma, så att körledningen ser vilka den kan räkna med. Dessutom kan du skriva en kort notering, till exempel att du kommer tio minuter senare.
Tacka ja eller nej
- Öppna tillfället
Öppna tillfället i kalendern. Under tid, plats och musik finns kortet Ditt svar.
- Välj svarWebbappKlicka på Avböj, Osäker eller Acceptera. Den valda knappen är ifylld: grön för ja, röd för nej.MobilappTryck på ✗ (Avböj), ? (Vet inte) eller ✓ (Bekräfta). Den valda knappen är ifylld: grön för ja, röd för nej.
- Ändra vid behov
Ditt svar sparas direkt. Ändras dina planer väljer du helt enkelt en annan knapp, så länge svaret är öppet (se nedan).
Utan att öppna tillfället
Den tunna stapeln under tillfällets namn visar på webben hur stor andel av de inbjudna som redan har tackat ja. Så ser du med en blick hur välbesökt en repetition blir.
Skriva en notering till ditt svar
Noteringen hör till ditt svar, till exempel ”Jag måste gå tidigare”, ”Jag är på semester” eller ”Jag kommer 10 min senare”.
- Öppna noteringen
Välj Lägg till notering uppe till höger i kortet Ditt svar. Har du tackat nej heter knappen Ange orsak.
- Välj text eller försening
Skriv några ord eller välj 5, 10, 30 eller 60 minuter under Blir du sen?. Det gäller alltid det ena av de två: Skriver du text försvinner den valda förseningen, och tvärtom. Efter ett nej finns inga förseningar.
- Spara
Med Spara står noteringen under dina svarsknappar. För att ändra den klickar du på webben på pennan bredvid, i appen trycker du på noteringen. Med ✕ tar du bort den.
Noteringen ser alla i kören bredvid ditt namn i deltagarlistan. Den ändrar inte ditt svar: Skriver du den innan du har svarat gäller fortfarande tillfällets standardnärvaro.
När du inte längre kan ändra ditt svar
Är knapparna gråa står skälet under dem:
- ”Din närvaro har angetts av körledningen och kan inte längre ändras.” Körledningen eller en administratör har själv angett ditt svar. Därefter kan bara ledningen ändra det, tills den låser upp ditt svar igen. Då kan du välja själv igen.
- ”Svarsfristen har gått ut. Kontakta körledningen om något ändras för dig.” Tillfället har en frist, och den har passerat. Så länge den löper står det ”Svara senast …” med datum och tid. Mer om det under Ange en svarsfrist.
- ”Närvaron kan inte längre ändras efter att tillfället har avslutats.” Två timmar efter att tillfället har slutat (utan sluttid: två timmar efter början) är närvaron stängd för medlemmar, så att statistiken inte ändras i efterhand.
I alla tre fallen försvinner även de snabba ✓/✗ i webbkalendern och på startsidan; i appen visar kortet för tillfället då bara ditt svar. Din notering kan du trots frist eller ifyllt svar fortsätta skriva och ändra tills tillfället är avslutat.
Inget av dessa lås gäller körledning och administratörer: De ändrar sitt eget svar och de andras när som helst, även efter tillfället.
Se vilka som kommer
Under svaren listar varje tillfälle alla inbjudna: överst körledningen, därunder körens stämmor så som de är angivna under KörinställningarKörens stämmor. Visar din kör understämmor separat är det till exempel Sopran 1 och Sopran 2.
- Varje grupp visar hur många som har tackat ja (till exempel 5/5) och en stapel: grönt för ja, rött för nej.
- Ett klick fäller ut en grupp. Du kan ha flera grupper öppna samtidigt.
- Vid profilbilden markerar en grön bock ett ja och ett rött kryss ett nej. Saknas färgen har personen inte svarat.
- Noteringar står direkt under namnet, en försening med klocksymbol (till exempel ”10 min senare”).
För körledning och administratörer
- Fylla i svar åt någon: Öppna menyn på personens rad (, på webben även med högerklick, i appen även genom att hålla inne) och välj Deltar eller Deltar inte. Det går när som helst, även efter svarsfristen och efter tillfället. Personen kan därefter inte själv ändra sitt svar.
- Låsa upp svaret: Ska personen kunna svara själv igen, välj Lås upp svaret i samma meny. Svaret förblir som det är, bara låset tas bort. Därefter ändrar personen (för ett barn utan mobil föräldrarna) svaret själv igen, så länge frist och tillfälle tillåter det. I en serie gäller det bara det här enda tillfället. Posten finns bara för svar som ledningen har angett. Ingen får någon avisering om det.
- Personer utan appen: Den som du har lagt in med namn står i sin stämma, med ett kuvert vid bilden och under det ”Kommer”, ”Kommer inte” eller ”Inget svar än”. Med ✓ och ✗ bredvid fyller du i svaret; ett andra klick på den aktiva knappen tar tillbaka det. Dessa personer visas bara vid tillfällen för hela kören och först vid tillfällen från och med när du lade in dem. Se Lägga in medlemmar utan appen.
- Svar från föräldrar: Har en förälder svarat för ett barn står ”Besvarat av …” under namnet. Se Unga sångare under 16.
- Alla noteringar på en gång: I appen samlar Noteringar (…) ovanför listan alla noteringar. På webben står de under namnen.
- Följa upp: Ovanför listan står Påminn med antalet obesvarade svar. Hur det fungerar står under Påminna om obesvarade svar.
Närvaron över många tillfällen
Vem som var där hur ofta visar närvarostatistiken: på webben under Närvaro i sidofältet (för körledning och administratörer), i appen via KalenderStatistik. Allt om det under Närvarosammanställning och export.
Om det inte fungerar
- Inga svarsknappar alls: Tillfället registrerar ingen närvaro (i appen står det då ”Det här tillfället kräver ingen närvaro”), eller det är inställt.
- Gråa knappar: Meningen under dem nämner skälet, se ovan.
- Inga ✓/✗ i webbkalendern: På smala skärmar döljer månadsrutnätet dem. Öppna tillfället och svara där.
- ”Något gick fel.” (webben) eller ”Kunde inte spara!” (appen): Svaret har inte sparats. Kontrollera anslutningen och försök igen.
Vad händer sedan?
- Skapa tillfällen: Skapa tillfällen och repetitioner
- Samla in svar fram till en viss tidpunkt: Ange en svarsfrist
- Följa upp: Påminna om obesvarade svar
- Vad som gäller utan eget svar: Automatisk närvaro