用回复截止时间,你可以规定成员最晚什么时候回复一个日程,比如音乐会前一天。过了这个时间,他们就不能再更改参加或请假,你也就能按一个确定的人数来安排。合唱团负责人和管理员仍然可以自己登记更改。
怎么设置截止时间
- 创建或编辑日程
在日历里新建一个日程,或者打开一个已有的日程,点铅笔图标()。
- 记录出席
只有勾选了记录出席,才能设置截止时间。下面会出现默认回复和回复截止时间。
- 选择截止时间
在回复截止时间里选择日程开始前多久停止回复:提前2、6或12小时,提前1、2或3天,或者提前1周。新日程默认是不设截止时间。一旦选了截止时间,cori会在下面说明:「截止后,成员无法再更改回复,合唱团负责人仍可代为填写。」
- 保存
保存日程。如果你编辑的是系列日程中的一个,保存时可以选择更改只适用于仅这一次日程还是全部日程。
截止时间总是从日程开始的时间往前算。所以在一个系列里,每个日程都有自己的截止时间:比如你们每周四19:00排练,选了「提前 1 天」,那每次都是在周三19:00停止回复。
成员看到什么
- 截止前,回复按钮下面会显示「请在…前回复」,并附有日期和时间。
- 截止后,按钮变成灰色,下面写着:「回复截止时间已过。如有变化,请联系合唱团负责人。」
- 网页版日历和首页上快捷的✓/✗会消失;App里的日程卡片只显示回复结果。截止之后,关于新日程或日程变更的通知也不再带回复按钮。
- 到截止时还没回复的人,会一直停留在「未回复」(如果日程的默认回复设为参加或请假,就按默认回复算)。
- 关于自己回复的备注,比如「我会晚到10分钟」,成员在截止后也还能写,直到日程结束后两小时为止。
合唱团负责人和管理员还能做什么
- 登记回复:在参与者名单里打开某个人的菜单,选择参加或不参加,截止前后都可以。对于没用App的人,你也照常替他们登记回复。
- 自己回复:你自己的回复永远不会被锁定。
- 查看截止时间:日程的参与者名单上方会显示「成员回复截止时间:…」,附有日期和时间。你自己的回复按钮下面不会显示它,因为截止时间对你不适用。
截止时间与提醒
- 设了截止时间的日程,自动提醒会在截止前两天发出,而不是日程前两天,并且会写明截止时间:「合唱排练,19:00。请在…前回复。」附有日期和时间。在自动提醒发出之前,负责人在「提醒」窗口里会看到「回复截止前两天自动提醒」。
- 手动提醒只能在截止之前使用。截止后这个按钮就会消失,因为已经没人能回复了。
详见提醒尚未回复的成员。
特殊情况
- 保存时截止时间已经过了:如果给三天后的日程选了「提前 1 周」,成员的回复会立刻被锁定。
- 修改或取消截止时间:新的截止时间立即生效。如果改成「不设截止时间」,或者改成一个还没到的截止时间,成员就又能回复了。
- 日程结束之后:日程结束两小时后(没有结束时间的,则是开始两小时后),不管有没有截止时间,成员的出席回复本来就已经关闭了。
- 家长:家长替孩子回复时,适用同样的截止时间。见16岁以下的年轻团员。
遇到问题时
- 没有「回复截止时间」这一项:在日程表单里勾选「记录出席」。只有合唱团负责人和管理员能编辑日程。
- 日程还早,成员却已经不能回复了:检查一下截止时间。「提前 1 周」会在开始前七天停止回复。
- 有成员在截止后改了主意:通过他那一行的菜单,自己替他登记新的回复。