Med en svarfrist bestemmer du, hvor længe medlemmerne kan svare på en aftale, fx indtil dagen før koncerten. Derefter kan de ikke længere ændre deres tilmelding eller afbud, og du kan planlægge med et fast antal. Korledelsen og administratorerne kan stadig selv registrere ændringer.
Sådan sætter du fristen
- Opret eller rediger en aftale
Opret en ny aftale i kalenderen, eller åbn en eksisterende, og vælg blyanten ().
- Registrer fremmøde
Fristen findes kun, når Registrer fremmøde er slået til. Nedenunder står Standardfremmøde og Svarfrist.
- Vælg en frist
Vælg under Svarfrist, hvor længe før aftalen starter svarene lukker: 2, 6 eller 12 timer, 1, 2 eller 3 dage eller 1 uge før. Nye aftaler står på Ingen frist. Så snart du vælger en frist, forklarer cori nedenunder: »Derefter kan medlemmerne ikke længere ændre deres svar. Korledelsen kan stadig registrere det.«
- Gem
Gem aftalen. Redigerer du en aftale i en serie, vælger du samtidig, om ændringen gælder for Kun denne begivenhed eller for Alle begivenheder.
Fristen regnes altid tilbage fra aftalens start. I en serie har hver aftale derfor sin egen frist: Øver I torsdage kl. 19:00, og vælger du »1 dag før«, lukker svarene hver onsdag kl. 19:00.
Hvad medlemmerne ser
- Før fristen står der »Svar senest …« med dag og klokkeslæt under deres svarknapper.
- Efter fristen er knapperne grå, og nedenunder står: »Svarfristen er udløbet. Kontakt korledelsen, hvis noget ændrer sig for dig.«
- De hurtige ✓/✗ i webkalenderen og på startsiden forsvinder; i appen viser aftalekortet kun svaret. Også notifikationer om nye eller ændrede aftaler kommer efter fristen uden svarknapper.
- Den, der ikke har svaret inden fristen, bliver stående på »Intet svar« (eller på aftalens standardfremmøde, hvis det står på tilmelding eller afbud).
- En bemærkning til deres eget svar, fx »Jeg kommer 10 min. senere«, kan medlemmerne stadig skrive efter fristen, indtil to timer efter at aftalen er slut.
Hvad korledelsen og administratorerne stadig kan
- Registrere svar: I menuen for en person på deltagerlisten vælger du Deltager eller Deltager ikke, både før og efter fristen. Også for personer uden app registrerer du svaret som sædvanligt.
- Svare selv: Dit eget svar er aldrig låst.
- Se fristen: Over aftalens deltagerliste står »Svarfrist for medlemmer: …« med dag og klokkeslæt. Under dine egne svarknapper står den ikke, fordi den ikke gælder for dig.
Frist og påmindelser
- Den automatiske påmindelse kommer ved aftaler med frist to dage før fristen i stedet for to dage før aftalen, og den nævner fristen: »Korprøve kl. 19:00. Svar senest …« med dag og klokkeslæt. Så længe den endnu ikke er sendt, ser ledelsen i vinduet for »Påmind« teksten »Automatisk påmindelse 2 dage før svarfristen«.
- Påmind manuelt findes kun indtil fristen. Derefter forsvinder knappen, for ingen ville længere kunne svare.
Mere om det i Påmind om manglende svar.
Særlige tilfælde
- Fristen er allerede overskredet, når du gemmer: Vælger du »1 uge før« for en aftale om tre dage, er svarene straks låst for medlemmerne.
- Ændr eller fjern fristen: Den nye frist gælder med det samme. Sætter du den til »Ingen frist« eller til en frist, der endnu ikke er nået, kan medlemmerne svare igen.
- Efter aftalen: To timer efter at en aftale er slut (uden sluttidspunkt: to timer efter starten) er fremmødet under alle omstændigheder afsluttet for medlemmerne, med eller uden frist.
- Forældre: Svarer forældre for et barn, gælder den samme frist for dem. Se Unge sangere under 16.
Hvis det ikke virker
- Intet felt »Svarfrist«: Slå »Registrer fremmøde« til i aftaleformularen. Kun korledelsen og administratorerne kan redigere aftaler.
- Et medlem kan ikke længere svare, selvom aftalen er langt ude i fremtiden: Tjek fristen. »1 uge før« lukker svarene syv dage før starten.
- Et medlem har skiftet mening efter fristen: Registrer selv det nye svar via menuen på medlemmets linje.
Hvad så nu?
- Følg op før fristen: Påmind om manglende svar
- Sådan svarer medlemmerne: Angiv og følg fremmøde
- Opret aftaler: Opret aftaler og prøver