Anwesenheit im Chor verwalten: Vorlage, Regeln und App

Warum die Anwesenheit im Chor so viel ausmacht

Ein Chor verkraftet es, wenn im Sopran eine Person fehlt. Fehlen zwei von drei Tenören, kippt die Probe. Bei der Anwesenheit geht es deshalb weniger um Disziplin als um drei praktische Fragen.

Ist jede Stimme besetzt?

Chorklang entsteht aus Stimmgruppen. Steht eine Stimme nur auf einer Person, fällt sie mit der ersten Erkältung ganz aus; deshalb sollten in jeder Stimme mindestens zwei, besser drei Leute stehen, die ihren Part sicher singen (mehr dazu im Ratgeber Chor gründen). Eine Liste, die nur Köpfe zählt, verrät das nicht: „28 von 34 da“ klingt gut, bis sich zeigt, dass beide Bässe fehlen. Zählt deshalb immer pro Stimme.

Kann die Probe wie geplant laufen?

Weiß die Chorleitung am Dienstagmorgen, dass abends nur zwei Tenöre kommen, plant sie um: Stimmprobe für Sopran und Alt statt Tutti am Schlusschor. Erfährt sie es um halb acht im Probenraum, ist der Abend halb verloren. Wie ihr eine Probe mit diesem Wissen aufbaut, steht im Ratgeber Chorprobe vorbereiten.

Ist der Chor bereit fürs Konzert?

Nicht jede Probe wiegt gleich. In Klavierprobe, Orchesterprobe und Generalprobe werden Aufstellung, Einsätze und Tempi mit allen festgezurrt. Der Philharmonische Chor München hat dafür eine klare Regel in seiner Chorordnung (Nr. 3): Wer bei Klavier-, Orchester- und Generalproben oder Konzerten mehr als einmal fehlt, braucht für die weitere Mitwirkung die Zustimmung von Chordirektor und Chorvorstand. Der Cäcilienchor Frankfurt nennt in seinem Chor-ABC eine Quote: Wer ein Konzert mitsingen will, muss mindestens 75 % der dafür vorgesehenen Proben besucht haben, und Haupt-, General- und Stellprobe sind Pflicht. Solche Regeln sind streng, zeigen aber, worauf es vor einem Auftritt ankommt.

Eine Zusage ist noch keine Anwesenheit

Die Zusage sagt, wer kommen will; wer tatsächlich da war, ist eine zweite Information. Für die Planung der nächsten Probe zählt die Zusage, für die Jahresbilanz die tatsächliche Anwesenheit. Und wer fehlt, hat meistens einen guten Grund. Gute Regeln machen eine Absage leicht, nicht peinlich.

Zu- und Absagen im Chor: Regeln, die funktionieren

Hakt es bei der Anwesenheit, liegt es selten an der Liste, meist an den Rückmeldungen. Fünf Regeln helfen:

1. Ein Kanal für alle Antworten. Zu- und Absagen laufen an genau einem Ort zusammen: auf der Liste, in der App oder bei einer benannten Person. Nicht als Privatnachricht an die Chorleitung, nicht als Daumen im Gruppenchat, nicht nebenbei in der Pause.
2. Eine feste Frist. Legt fest, bis wann eine Absage da sein soll, etwa 48 Stunden vor der Probe, bei Stimmproben und Konzerten früher. Welche Frist, entscheidet ihr als Chor. Wichtig ist, dass alle sie kennen.
3. Eine Zusage gilt. Wer zusagt, kommt. Kommt etwas dazwischen, ändert man die Zusage, statt einfach wegzubleiben.
4. Verspätungen werden angesagt. Zehn Minuten später sind kein Problem, wenn die Chorleitung Bescheid weiß und das Einsingen nicht wartet.
5. „Weiß nicht“ ist nur vorläufig. Unsicher sein ist erlaubt, aber nicht bis zum Probenabend. Spätestens zur Frist wird aus dem Vielleicht ein Ja oder Nein.

Legt außerdem fest, wer nachfragt. In größeren Chören kann das die Stimmführung übernehmen: Beim Universitätschor Dresden etwa behalten die Stimmgruppenführer:innen laut Chorordnung (Nr. 9.1) die Anwesenheit ihrer Stimme im Blick.

Satzung oder Chorordnung?

Eine Anwesenheitspflicht muss nicht in die Satzung. § 58 BGB zählt auf, was eine Vereinssatzung enthalten soll: Eintritt und Austritt, Beiträge, Vorstand und Mitgliederversammlung. Die Anwesenheit gehört nicht dazu. Die Mustersatzungen des ChorVerbands NRW und des Chorverbands Thüringen verpflichten singende Mitglieder in § 5 nur allgemein, „regelmäßig an den Singstunden teilzunehmen“. Eine Zahl nennen sie nicht, und einen Automatismus wie „nach dreimal Fehlen raus“ auch nicht.

Fristen und Pflichtproben vor Konzerten schreibt ihr besser in eine Chorordnung. Laut dem Leitfaden zum Vereinsrecht des Bundesjustizministeriums (Stand Januar 2026, S. 20) kann die Satzung solche Vereinsordnungen vorsehen. Sie dürfen der Satzung nicht widersprechen, lassen sich aber ohne die Formalien einer Satzungsänderung anpassen, also ohne Dreiviertelmehrheit und Eintrag ins Vereinsregister (§ 33 und § 71 BGB). So halten es zum Beispiel der Universitätschor Dresden, die Evangelische Kantorei Iserlohn und der Philharmonische Chor München.

Mustertext für eure Chorordnung

Diesen Abschnitt könnt ihr übernehmen. Was in eckigen Klammern steht, passt ihr an euren Chor an. Er ist bewusst freundlich formuliert: Wer absagt, muss keinen Grund nennen.

Der Text ist ein Vorschlag, keine Rechtsberatung. Ob eure Satzung eine Chorordnung vorsieht und wer sie beschließt, klärt ihr im Vorstand, im Zweifel mit eurem Chorverband.

Anwesenheitsliste im Chor: Papier, Excel, Umfrage oder App?

Es gibt vier gängige Wege, und jeder passt zu einem anderen Chor. Das kurze Urteil vorweg:

Die Papierliste

Die klassische Liste liegt in der Probe aus, alle haken sich ab, oder die Listenführerin trägt ein. Das kostet nichts und funktioniert ohne Technik. Der Haken: Sie sagt euch hinterher, wer gefehlt hat, aber nicht vorher, wer fehlen wird. Für die Planung der Probe braucht ihr also doch einen zweiten Weg für Absagen.

Excel oder eine geteilte Tabelle

Eine Tabelle rechnet Quoten von selbst und lässt sich filtern; die Vorlage unten nimmt euch auch das Einrichten ab. Die Zu- und Absagen kommen aber weiter per Telefon, Chat und in der Pause, und eine Person trägt alles ein. Bei einer geteilten Online-Tabelle sehen schnell alle alles, auch die Quoten der anderen. Für die Jahresstatistik reicht Excel, für die Planung der nächsten Probe ist es mühsam.

Die Umfrage im Gruppenchat

„Wer kommt Samstag zur Stimmprobe?“ ist schnell gefragt. Die Antworten stehen dann zwischen Daumen und Rückfragen, niemand sieht auf einen Blick, ob der Tenor vollständig ist, und zwei Wochen später findet die Umfrage keiner mehr. Für einen einzelnen Zusatztermin geht das, als Dauerlösung nicht. Einen Plan, wie Termine, Zusagen und Dateien ganz aus dem Gruppenchat umziehen, findet ihr im Ratgeber Chor ohne WhatsApp.

Eine Chor-App für Zu- und Absagen

In einer App antworten die Mitglieder selbst auf jeden Termin, und die Liste entsteht nebenbei. Achtet bei der Wahl auf vier Dinge:

• Zählt die App pro Stimme? Erst die Besetzung pro Stimmgruppe sagt euch, ob die Probe wie geplant laufen kann.
• Erinnert sie automatisch, und zwar nur die, die noch nicht geantwortet haben?
• Kommen auch Mitglieder ohne Smartphone vor, damit die Liste vollständig ist?
• Liegen Termine, Noten und Übe-Aufnahmen an einem Ort? Dann öffnen die Sänger:innen die App nicht nur zum Zusagen, sondern auch zum Üben, und antworten ganz nebenbei.

Wie verschiedene Apps das lösen, zeigt der Überblick Chor-Apps im Vergleich. Wie es in cori aussieht, steht weiter unten.

Vorlage: Anwesenheitsliste für den Chor als Excel und PDF

Wenn ihr auf Papier oder in Excel arbeitet, nehmt diese Vorlage. Sie zählt nicht nur Köpfe, sondern zeigt für jeden Termin, wie gut jede Stimme besetzt war. Beide Dateien sind kostenlos und ohne Anmeldung.

So füllt ihr sie aus: Stimmen und Namen eintragen, das Datum jeder Probe in die Kopfzeile, nach der Probe pro Person ein Kürzel. Den Rest rechnet die Liste.

So rechnet die Vorlage

• Quote = Termine mit x oder v, geteilt durch alle Termine mit Kürzel. Weil leere Felder nicht zählen, startet Georg, der am 22.09. dazukam, mit 5 von 6 statt 5 von 8. Und eine Stimmprobe nur für den Sopran drückt nicht die Quote der Bässe.
• Die Zeile „besetzt“ zählt pro Stimme, wer da war. Kommen weniger als die Mindestbesetzung (voreingestellt 2), wird das Feld gold, genau wie jedes u.
• Eigene Stimmen: Sopran, Alt, Tenor und Bass sind eingetragen. Für Sopran 1 und 2 oder einen Männerchor ändert ihr die Namen, die Zählung passt sich an.
• Entschuldigt ist nicht da. Ob ihr entschuldigtes Fehlen milder bewertet, entscheidet ihr. Schreibt es dann in die Chorordnung.

Drei Tipps für die Liste

• In der Pause eintragen, nicht hinterher. Am nächsten Morgen weiß niemand mehr, ob Birgit um 19:40 oder um 20:10 Uhr kam.
• Eine Datei pro Saison. Dann wisst ihr genau, was ihr nach Ablauf eurer Löschfrist löscht.
• Nur Name und Stimme. Keine Telefonnummern und keine Gründe fürs Fehlen.

Datenschutz bei der Anwesenheitsliste: drei einfache Regeln

Eine Anwesenheitsliste gehört zur normalen Chorarbeit. Im Verein braucht ihr dafür keine Einwilligung, denn sie ist durch die Mitgliedschaft gedeckt (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Die Datenschutzaufsicht Niedersachsen nennt Daten zur Teilnahme an Proben dafür ausdrücklich als Beispiel (Handreichung „Datenschutz im Verein“, S. 6). Drei Regeln reichen:

1. Nur Name und Stimme. Wer wann kommt, braucht ihr für die Planung, den Grund einer Absage nicht (Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO, Datenminimierung). Erzählt jemand von sich aus mehr, ist das in Ordnung. Notiert es aber nicht, schon gar nichts zur Gesundheit: Gesundheitsdaten sind nach Art. 9 DSGVO besonders geschützt.
2. Zusagen für alle, Quoten für die Leitung. Wer zur nächsten Probe kommt, dürfen die Stimmgruppen sehen, sie planen damit. Quoten pro Person gehören nicht ans Schwarze Brett und nicht in den Gruppenchat: Ein Aushang im Verein erreicht laut der Datenschutzaufsicht Baden-Württemberg einen „nicht überschaubaren Kreis von Adressaten“ (Orientierungshilfe „Datenschutz im Verein“, Nr. 5.3). Sagt neuen Mitgliedern beim Eintritt, wer was sieht.
3. Alte Listen löschen. Legt eine Frist fest, etwa die laufende und die vorige Saison, und löscht die Daten nach einem Austritt, sobald ihr sie nicht mehr braucht (Art. 17 DSGVO; Orientierungshilfe Baden-Württemberg, Nr. 6).

Verlangt ein Zuschussgeber Teilnahmelisten als Nachweis, ist das laut der Datenschutzaufsicht Niedersachsen im Regelfall zulässig (Handreichung „Datenschutz im Verein“, Stand Juni 2023, S. 10). Gebt dann nur den verlangten Zeitraum und die betroffenen Personen weiter. Mehr zu Rechtsgrundlagen, Fotos und dem Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten steht im Ratgeber Datenschutz im Chor.

In cori ist das schon so eingestellt: An jedem Termin sehen alle, wer zu- oder abgesagt hat. Quoten pro Person sehen nur Chorleitung und Admins, Mitglieder in der App nur ihre eigene Zeile. Einen Hinweis zur Antwort wie „Muss früher gehen“ lesen alle im Chor, Privates gehört also nicht hinein. Telefonnummern und E-Mail-Adressen zeigt die Mitgliederliste nicht, die Daten liegen auf Servern in Frankfurt am Main, und der Vertrag zur Auftragsverarbeitung gilt automatisch.

Chor-Termine per App verwalten: so läuft es in cori

Mit der Chor-App cori für iPhone, Android und den Browser füllt sich die Anwesenheitsliste von selbst. Termine und Anwesenheit sind dabei ein Teil, neben Noten, Übe-Aufnahmen und Chats.

Die Probe als Serie anlegen

Als Chorleiter:in oder Admin legst du die wöchentliche Probe einmal an und stellst unter „Wiederholen“ den Rhythmus ein: täglich, wöchentlich, monatlich oder jährlich, mit einem Intervall (2 heißt jede zweite Woche) und einem Ende („Niemals“ oder „Bis zum“ Datum). Jeder Termin bekommt eine Art (Probe, Auftritt, Event oder Sonstiges), nach der ihr später filtert. Änderst du einen Termin der Serie, fragt cori, ob die Änderung „Nur dieser Termin“ oder „Alle Termine“ betrifft. Mehr dazu in der Hilfe Wiederkehrende Termine anlegen.

Nicht jeder Termin braucht eine Rückmeldung. Schaltest du „Anwesenheit erfassen“ aus, gibt es an diesem Termin keine Zu- und Absagen, und er zählt nicht in der Statistik. Nicht jeder Termin gilt auch für alle: Zu einer Stimmprobe lädst du nur einzelne Mitglieder oder ganze Stimmgruppen ein, etwa den Sopran. Alle anderen zählen für diesen Termin nicht mit.

Zusagen mit Frist und Hinweis

Die Mitglieder antworten auf jeden Termin mit einem Tipp: zusagen, absagen oder vorerst unbestimmt. Mit „Hinweis hinzufügen“ hängen sie eine kurze Notiz an, und wer später kommt, tippt bei „Kommst du später?“ auf 5, 10, 30 oder 60 Minuten. Die Chorleitung sieht alle Hinweise eines Termins gesammelt.

Die Rückmeldefrist stellst du am Termin ein: keine Frist oder 2, 6 oder 12 Stunden, 1, 2 oder 3 Tage oder 1 Woche vorher. Bis dahin steht beim Termin „Antwort möglich bis …“, danach ändern die Mitglieder ihre Antwort nicht mehr. Wenn sich bei jemandem noch etwas ändert, trägt die Chorleitung es ein.

Erinnerungen, die nur die Richtigen erreichen

• Automatisch: Wer noch nicht geantwortet hat, bekommt ein bis zwei Tage vor dem Termin oder der Frist eine Push-Nachricht wie „Kommst du am Donnerstag?“ und sagt direkt darin zu oder ab. Die Chorleitung kann das in den Choreinstellungen unter „Automatische Erinnerungen“ abschalten (siehe An offene Antworten erinnern).
• Auf Knopfdruck: Fehlen am Vorabend noch Antworten, tippst du am Termin auf „Erinnern“, im Browser wie in der App, und nur wer noch offen ist, bekommt eine Nachricht, auf Wunsch mit eigenem Text.
• Kurz vor dem Termin: Wer möchte, lässt sich zusätzlich an den Termin selbst erinnern, voreingestellt eineinhalb Stunden vorher.
• Für die Chorleitung: Sagt jemand wenige Stunden vor Beginn zu oder ab, meldet die App das unter „Last-Minute-Zu- und Absagen“, mit den Zusagen pro Stimme. Das Zeitfenster stellst du auf 2, 4, 8 oder 24 Stunden, nachts bleibt das Handy still.

Pro Stimme sehen, wer kommt

Öffnest du einen Termin, sind die Mitglieder nach den Stimmen eures Chors gruppiert. Jede Gruppe zeigt, wie viele zugesagt haben, etwa „Tenor 3/5“, dazu einen Balken: grün für Zusagen, rot für Absagen. Das ist die Zeile „besetzt“ aus der Vorlage oben, nur live und ohne Zählen. Fehlen am Montag noch drei Antworten im Bass, klappst du die Gruppe auf und siehst, wer noch nicht geantwortet hat. Mehr dazu in der Hilfe Anwesenheit festlegen und verfolgen.

Die Standardantwort für Chöre, in denen fast alle kommen

Kommen bei euch ohnehin fast immer alle? Dann stellt die Chorleitung in den Choreinstellungen die „Standard-Terminrückmeldung“ auf „Zusagen“. Alle zählen dann als zugesagt, solange sie nicht selbst anders antworten. Voreingestellt ist „Unbestimmt“, und jeder Termin kann abweichen, etwa ein freiwilliger Zusatztermin. Die eigene Antwort eines Mitglieds geht immer vor. Legt die Standardantwort am besten zu Saisonbeginn fest, denn sie gilt für alle Termine ohne eigene Einstellung, auch für schon angelegte.

Nachtragen, wer wirklich da war

Wer abgesagt hat und doch kam oder zugesagt hat und fehlte, trägst du direkt am Termin nach: Im Menü neben dem Namen wählst du „Nimmt teil“ oder „Nimmt nicht teil“. Das Mitglied sieht dann, dass die Chorleitung seine Anwesenheit eingetragen hat, und kann den Eintrag nicht mehr ändern. So landen auch Absagen per Telefon oder in der Pause auf der Liste.

Mitglieder ohne App mitzählen

Nicht alle wollen eine App, und manche finden erst nach ein paar Wochen hinein. Damit die Liste trotzdem vollständig ist, trägst du sie unter „Mitglieder hinzufügen“ im Reiter „Mit Namen“ ein: einzeln oder mit „Liste einfügen“ direkt aus Excel, Numbers oder einer E-Mail, auf Wunsch mit Stimme und E-Mail-Adresse. Mit Adresse bekommt jede Person eine Einladung per E-Mail, über die sie später selbst beitritt.

Bis dahin stehen diese Personen unter „Noch nicht beigetreten“ und an jedem Termin für den ganzen Chor in ihrer Stimme. Ihre Zu- und Absagen trägst du ein, etwa nach einem Anruf. Sie zählen in der Besetzung pro Stimme, in der Anwesenheitsübersicht und im CSV-Export mit, kosten aber nichts, bis sie beitreten. Treten sie bei, wandern ihre bisherigen Antworten ins neue Konto. Mehr dazu in der Hilfe Mitglieder ohne App eintragen.

Im Kinderchor geht es ohne Umweg über die Chorleitung: Eltern melden ihre Kinder an und sagen für sie zu, und die Chorleitung sieht am Termin „Antwort von“ mit dem Namen des Elternteils. Mehr dazu im Ratgeber Kinderchor-App.

Die Anwesenheit auswerten

Im Browser öffnen Chorleitung und Admins in der Seitenleiste „Anwesenheit“. Oben wählst du „Bevorstehend“, „Vergangen“ oder einen „Zeitraum“ und filterst nach Terminart und Stimme, bis in die Unterstimmen. Vier Karten fassen zusammen: Termine, Ø Anwesenheit, Rückmeldungen und Mitglieder. Darunter steht eine Matrix aus Mitgliedern und Terminen. „CSV exportieren“ lädt genau die gefilterte Ansicht herunter, mit Mitglied, Stimme, einer Spalte pro Termin und der Anwesenheit in Prozent. Excel öffnet die Datei mit korrekten Umlauten, und für einen Förderantrag exportiert ihr nur den verlangten Zeitraum.

In der App zeigt die „Statistik“ im Kalender die Zahl der Termine, die durchschnittliche Anwesenheit, ein Diagramm „Anwesenheit nach Stimmgruppen“ und eine Zeile pro Mitglied. Die Chorleitung sieht alle Zeilen, Mitglieder nur ihre eigene. Mehr dazu in der Hilfe Anwesenheitsübersicht und Export.

Termine im eigenen Kalender

Jedes Mitglied kann sich unter „Kalender exportieren“ einen persönlichen Abo-Link erstellen und ihn mit einem Klick in Google Kalender, Apple Kalender, Outlook oder Yahoo einbinden. Der Link bündelt die Termine all deiner Chöre, zu denen du eingeladen bist, ohne abgesagte Termine. Bei Einzelterminen wie einem Konzert steht vor dem Titel deine Antwort, (+), (-) oder (?), so siehst du schon im Familienkalender, wo du noch antworten musst. Behandle den Link wie ein Passwort.

„Ich bin echt zufrieden mit cori, ich nutze die App regelmäßig zum Üben der Konzertlieder. Ein cooles Feature ist z. B. der Highscore bei den Übungstagen, weil man so nochmal einen extra Anreiz zum Üben bekommt. Auch als Teil des Orgateams ist es hilfreich zu sehen, wie viele Mitglieder zu bestimmten Events kommen.“

Christoph Claus, Sänger & Orga-Team, Schorle und Canto Allegro, Zeiskam

Das Abo zahlt der Chor: im Jahresabo 1 € pro Mitglied und Monat, bei monatlicher Zahlung 1,25 €, ab 10 Mitgliedern. Ab dem 51. Mitglied sinkt der Preis pro Person automatisch. Ihr könnt cori 30 Tage kostenlos testen, ohne Kreditkarte; alle Preise stehen auf der Preisseite. Was cori sonst für die Chorverwaltung mitbringt, zeigt eine eigene Seite.

Quellen