Mit einer Rückmeldefrist legst du fest, bis wann Mitglieder auf einen Termin antworten können, zum Beispiel bis einen Tag vor dem Konzert. Danach können sie ihre Zu- oder Absage nicht mehr ändern, und du planst mit einer festen Zahl. Chorleitung und Admins tragen Änderungen weiterhin selbst ein.
So legst du die Frist fest
- Termin anlegen oder bearbeiten
Lege im Kalender einen neuen Termin an, oder öffne einen bestehenden und wähle den Stift ().
- Anwesenheit erfassen
Die Frist gibt es nur, wenn Anwesenheit erfassen angehakt ist. Darunter stehen Standardrückmeldung und Rückmeldefrist.
- Frist wählen
Wähle unter Rückmeldefrist, wie lange vor Beginn des Termins die Antworten schließen: 2, 6 oder 12 Stunden, 1, 2 oder 3 Tage oder 1 Woche vorher. Neue Termine stehen auf Keine Frist. Sobald du eine Frist wählst, erklärt cori darunter: „Danach können Mitglieder ihre Antwort nicht mehr ändern. Die Chorleitung kann sie weiterhin eintragen.“
- Speichern
Speichere den Termin. Bearbeitest du einen Termin aus einer Serie, wählst du dabei, ob die Änderung für Nur dieser Termin oder für Alle Termine gilt.
Die Frist zählt immer vom Beginn des Termins zurück. Bei einer Serie hat deshalb jeder Termin seine eigene Frist: Probt ihr donnerstags um 19:00 und wählst du „1 Tag vorher“, schließen die Antworten jeweils mittwochs um 19:00.
Was Mitglieder sehen
- Vor der Frist steht unter ihren Antwort-Schaltflächen „Antwort möglich bis …“ mit Tag und Uhrzeit.
- Nach der Frist sind die Schaltflächen ausgegraut, und darunter steht: „Die Rückmeldefrist ist abgelaufen. Wenn sich bei dir etwas ändert, wende dich an die Chorleitung.“
- Die schnellen ✓/✗ im Web-Kalender und auf der Startseite verschwinden; in der App zeigt die Terminkarte nur noch die Antwort. Auch Benachrichtigungen zu neuen oder geänderten Terminen kommen nach der Frist ohne Antwort-Schaltflächen.
- Wer bis zur Frist nicht geantwortet hat, bleibt bei „Keine Antwort“ (oder bei der Standardrückmeldung des Termins, wenn sie auf Zusagen oder Absagen steht).
- Einen Hinweis zur eigenen Antwort, etwa „Ich komme 10 Min. später“, können Mitglieder auch nach der Frist noch schreiben, bis zwei Stunden nach dem Ende des Termins.
Was Chorleitung und Admins weiter können
- Antworten eintragen: Im Menü einer Person in der Teilnehmerliste wählst du Nimmt teil oder Nimmt nicht teil, vor und nach der Frist. Auch für Personen ohne App trägst du die Antwort wie gewohnt ein.
- Selbst antworten: Deine eigene Antwort ist nie gesperrt.
- Die Frist sehen: Über der Teilnehmerliste des Termins steht „Rückmeldefrist für Mitglieder: …“ mit Tag und Uhrzeit. Unter deinen eigenen Antwort-Schaltflächen steht sie nicht, weil sie für dich nicht gilt.
Frist und Erinnerungen
- Die automatische Erinnerung kommt bei Terminen mit Frist zwei Tage vor der Frist statt zwei Tage vor dem Termin, und sie nennt die Frist: „Chorprobe um 19:00. Antwort bis …“ mit Tag und Uhrzeit. Solange sie noch bevorsteht, sieht die Leitung im Fenster von „Erinnern“ „Automatische Erinnerung 2 Tage vor der Rückmeldefrist“.
- Erinnern von Hand gibt es nur bis zur Frist. Danach verschwindet die Schaltfläche, denn niemand könnte mehr antworten.
Mehr dazu unter An offene Antworten erinnern.
Sonderfälle
- Die Frist ist beim Speichern schon vorbei: Wählst du für einen Termin in drei Tagen „1 Woche vorher“, sind die Antworten für Mitglieder sofort gesperrt.
- Frist ändern oder entfernen: Die neue Frist gilt sofort. Stellst du auf „Keine Frist“ oder auf eine Frist, die noch nicht erreicht ist, können Mitglieder wieder antworten.
- Nach dem Termin: Zwei Stunden nach dem Ende eines Termins (ohne Endzeit: zwei Stunden nach dem Beginn) ist die Anwesenheit für Mitglieder ohnehin abgeschlossen, mit oder ohne Frist.
- Eltern: Antworten Eltern für ein Kind, gilt für sie dieselbe Frist. Siehe Junge Sänger:innen unter 16.
Wenn es nicht klappt
- Kein Feld „Rückmeldefrist“: Hake im Terminformular „Anwesenheit erfassen“ an. Termine bearbeiten können nur Chorleitung und Admins.
- Ein Mitglied kann nicht mehr antworten, obwohl der Termin noch weit weg ist: Prüf die Frist. „1 Woche vorher“ schließt die Antworten sieben Tage vor Beginn.
- Ein Mitglied hat sich nach der Frist umentschieden: Trag die neue Antwort über das Menü in seiner Zeile selbst ein.
Und weiter?
- Nachfassen vor der Frist: An offene Antworten erinnern
- Wie Mitglieder antworten: Anwesenheit festlegen und verfolgen
- Termine anlegen: Termine und Proben erstellen