Avec une date limite de réponse, tu fixes jusqu'à quand les membres peuvent répondre à un rendez-vous, par exemple jusqu'à un jour avant le concert. Ensuite, ils ne peuvent plus modifier leur confirmation ou leur refus, et tu planifies avec un nombre fixe. La direction du chœur et les administrateurs continuent de saisir eux-mêmes les changements.
Fixer la date limite
- Créer ou modifier un rendez-vous
Crée un nouveau rendez-vous dans le calendrier, ou ouvre un rendez-vous existant et choisis le crayon ().
- Enregistrer la présence
La date limite n'existe que si Enregistrer la présence est coché. En dessous se trouvent Confirmation par défaut et Date limite de réponse.
- Choisir la date limite
Sous Date limite de réponse, choisis combien de temps avant le début du rendez-vous les réponses se ferment : 2, 6 ou 12 heures, 1, 2 ou 3 jours ou 1 semaine avant. Les nouveaux rendez-vous sont réglés sur Pas de date limite. Dès que tu choisis une date limite, cori explique en dessous : « Ensuite, les membres ne peuvent plus modifier leur réponse. La direction du chœur peut toujours la saisir. »
- Enregistrer
Enregistre le rendez-vous. Si tu modifies un rendez-vous d'une série, tu choisis à ce moment si la modification s'applique à Seulement cette date ou à Tous les événements.
La date limite se compte toujours à rebours depuis le début du rendez-vous. Dans une série, chaque rendez-vous a donc sa propre date limite : si vous répétez le jeudi à 19 h 00 et que tu choisis « 1 jour avant », les réponses se ferment chaque mercredi à 19 h 00.
Ce que voient les membres
- Avant la date limite, « Date limite de réponse : … » s'affiche sous leurs boutons de réponse, avec le jour et l'heure.
- Après la date limite, les boutons sont grisés et on lit en dessous : « La date limite de réponse est passée. Si quelque chose change pour toi, contacte la direction du chœur. »
- Les ✓/✗ rapides du calendrier web et de la page d'accueil disparaissent ; dans l'app, la carte du rendez-vous n'affiche plus que la réponse. Les notifications concernant des rendez-vous nouveaux ou modifiés arrivent elles aussi sans boutons de réponse après la date limite.
- Qui n'a pas répondu avant la date limite reste sur « Sans réponse » (ou sur la confirmation par défaut du rendez-vous, si elle est réglée sur confirmer ou décliner).
- Les membres peuvent encore écrire une note sur leur propre réponse, par exemple « J'arrive 10 min en retard », même après la date limite, jusqu'à deux heures après la fin du rendez-vous.
Ce que la direction du chœur et les administrateurs peuvent encore faire
- Saisir des réponses : dans le menu d'une personne de la liste des participants, tu choisis Participe ou Ne participe pas, avant comme après la date limite. Pour les personnes sans l'app aussi, tu saisis la réponse comme d'habitude.
- Répondre toi-même : ta propre réponse n'est jamais verrouillée.
- Voir la date limite : au-dessus de la liste des participants du rendez-vous figure « Date limite de réponse pour les membres : … » avec le jour et l'heure. Elle n'apparaît pas sous tes propres boutons de réponse, puisqu'elle ne s'applique pas à toi.
Date limite et rappels
- Pour les rendez-vous avec date limite, le rappel automatique arrive deux jours avant la date limite au lieu de deux jours avant le rendez-vous, et il mentionne la date limite : « Répétition à 19:00. Réponds d'ici le … » avec le jour et l'heure. Tant qu'il est encore à venir, la direction voit dans la fenêtre de « Relancer » : « Rappel automatique 2 jours avant la date limite de réponse ».
- Relancer manuellement n'est possible que jusqu'à la date limite. Ensuite, le bouton disparaît, car plus personne ne pourrait répondre.
Plus d'infos dans Relancer les réponses en attente.
Cas particuliers
- La date limite est déjà passée au moment d'enregistrer : si tu choisis « 1 semaine avant » pour un rendez-vous dans trois jours, les réponses sont immédiatement verrouillées pour les membres.
- Modifier ou supprimer la date limite : la nouvelle date limite s'applique immédiatement. Si tu passes à « Pas de date limite » ou à une date limite pas encore atteinte, les membres peuvent de nouveau répondre.
- Après le rendez-vous : deux heures après la fin d'un rendez-vous (sans heure de fin : deux heures après le début), la présence est de toute façon close pour les membres, avec ou sans date limite.
- Parents : si des parents répondent pour un enfant, la même date limite s'applique à eux. Voir Jeunes chanteurs et chanteuses de moins de 16 ans.
Si ça ne marche pas
- Pas de champ « Date limite de réponse » : coche « Enregistrer la présence » dans le formulaire du rendez-vous. Seuls la direction du chœur et les administrateurs peuvent modifier des rendez-vous.
- Un membre ne peut plus répondre alors que le rendez-vous est encore loin : vérifie la date limite. « 1 semaine avant » ferme les réponses sept jours avant le début.
- Un membre a changé d'avis après la date limite : saisis toi-même la nouvelle réponse via le menu de sa ligne.
Et ensuite ?
- Relancer avant la date limite : Relancer les réponses en attente
- Comment les membres répondent : Définir et suivre la présence
- Créer des rendez-vous : Créer des rendez-vous et des répétitions