Relancer les réponses en attente

Avec Relancer, tu envoies une notification push sur le téléphone de toutes les personnes qui n'ont pas encore répondu à un rendez-vous ou à un sondage, avec ton propre texte si tu veux. Pour les rendez-vous, cori relance aussi de lui-même environ deux jours avant. Ce rappel automatique reste activé tant que tu ne le désactives pas dans les paramètres du chœur.

Relancer pour un rendez-vous

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   Ouvrir le rendez-vous

   Au-dessus de la liste des participants figure Relancer avec le nombre de réponses en attente, par exemple « Relancer (3 sans réponse) ». Toi-même, tu n'es pas compté·e.

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   Vérifier le message

   Un clic ouvre la fenêtre Envoyer une relance ? En haut, tu vois qui reçoit le message, par exemple « À toutes les personnes qui n'ont pas encore dit si elles viennent (3) » ; l'app cite aussi ces personnes par leur nom. En dessous, tu vois la notification push telle qu'elle arrivera : « Petite demande de » suivi de ton prénom, puis par exemple « Répétition le jeudi 5 novembre : tu nous dis si tu viens ? »

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   Écrire ton propre texte (facultatif)

   Avec Modifier le texte, tu remplaces la question par tes propres mots ; le rendez-vous et la date restent devant. Tu as droit à 300 caractères. Texte par défaut rétablit la question d'origine. Si tu gardes le texte par défaut, chacun·e le lit dans la langue de son app ; ton propre texte, cori l'envoie tel que tu l'as écrit.

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   Envoyer

   Clique sur Relancer. cori confirme avec « Relance envoyée (3) », et le bouton affiche ensuite Relance envoyée pendant douze heures.

Qui reçoit la relance

• Toutes les personnes invitées à ce rendez-vous qui n'ont pas encore confirmé ou décliné, y compris celles qui ont choisi explicitement « Indécis ». Si le rendez-vous ne concerne que certains membres, seulement ceux-là. Toi-même, tu ne la reçois pas.
• Si la confirmation par défaut du rendez-vous est réglée sur Accepter ou Refuser, « Relancer » atteint toutes les personnes qui n'ont ce statut qu'à cause de ce réglage. La fenêtre indique alors « À toutes les personnes qui n'ont pas répondu et comptent donc comme présentes par défaut », et le message demande « Ta présence est notée par défaut. C'est bon ? » (en cas de refus : « Tu peux venir finalement ? »).
• Pour les enfants sans téléphone à eux, la relance va à leurs parents, voir Jeunes chanteurs et chanteuses de moins de 16 ans.
• Les personnes sans l'app ne reçoivent jamais de relance. C'est toi qui saisis leurs réponses, voir Ajouter des membres sans l'app.

Qui touche le message arrive directement sur le rendez-vous et peut répondre. Sur le téléphone, cori l'affiche tant que l'interrupteur Rendez-vous est activé sous Paramètres›Notifications.

Relancer une nouvelle fois

Rien n'est bloqué, mais cori te prévient : si quelqu'un a déjà relancé pour ce rendez-vous au cours des douze dernières heures, la fenêtre affiche par exemple « Anna a déjà relancé il y a 2 heures. » ou « Tu as déjà relancé il y a 3 heures. », et le bouton devient Relancer quand même. C'est alors à toi de décider si le message repart.

Si une autre personne de la direction a relancé, cori le remarque au moment de l'envoi : le message ne part pas encore, la fenêtre montre qui a relancé et quand, et tu peux insister avec « Relancer quand même ». « Relance envoyée » ne s'affiche que sur l'appareil ou dans le navigateur depuis lequel tu as relancé ; un clic dessus rouvre la fenêtre.

Relancer pour un sondage

Sous un sondage ouvert dans le chat, Relancer figure aussi à côté du nombre de votes. Cela fonctionne comme pour les rendez-vous, avec ces différences :

• Peuvent relancer la personne qui a lancé le sondage ainsi que la direction du chœur et les administrateurs.
• Le message va à toutes les personnes du chat, sauf toi, qui peuvent voter et ne l'ont pas encore fait : dans le chat général, à tout le chœur (sans les parents ni les enfants sans téléphone à eux), dans un groupe, à ses membres. Le nombre sur le bouton compte exactement ces personnes. Le message cite la question du sondage et demande si l'on vote encore ; un texte personnalisé apparaît après « Sondage » et la question.
• Pour un sondage anonyme, aucun nombre n'apparaît sur le bouton, puisque cori ne montre pas qui a déjà voté. La relance ne va quand même qu'aux personnes qui manquent encore.
• Sur le téléphone, elle s'affiche tant que l'interrupteur Messages est activé sous Paramètres›Notifications.
• Quand le sondage est terminé ou que sa date de fin est atteinte, « Relancer » disparaît.

Si un sondage a une date de fin, cori relance en plus de lui-même : environ 24 heures avant la clôture, toutes les personnes qui n'ont pas encore voté reçoivent « Il manque ton vote ». La personne qui a lancé le sondage ne le reçoit pas. Ce message part au plus tôt douze heures après le lancement du sondage et jamais dans la dernière heure ; pour les sondages très courts, il n'est pas envoyé. La direction n'a pas d'interrupteur pour cela. Comment créer un sondage est expliqué dans Créer un sondage.

Automatiquement deux jours avant le rendez-vous

Pour les rendez-vous, cori se charge des relances à ta place : environ deux jours avant le rendez-vous, toutes les personnes qui n'ont pas encore répondu reçoivent une notification push, par exemple « Tu viens jeudi ? » avec « Répétition à 19:00. Un geste, et la direction du chœur est au courant. » Si le rendez-vous a une date limite de réponse, le rappel arrive deux jours avant la date limite et la mentionne : « Réponds d'ici le … » avec le jour et l'heure.

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   Ouvrir les paramètres du chœur

   Application web

   Ouvre Chœur dans la barre latérale et clique en haut à droite sur Paramètres.

   App mobile

   Ouvre l'onglet Chœur et appuie sur la tuile Paramètres du chœur.
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   Basculer l'interrupteur

   Dans la section Pour tout le chœur, tu actives ou désactives Rappels automatiques. Par défaut, l'interrupteur est activé.

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   Enregistrer

   Valide la modification en bas avec Enregistrer.

À savoir :

• Le rappel automatique n'existe que pour les rendez-vous dont la confirmation par défaut est « Indécis ». Si un rendez-vous est réglé sur « Accepter » ou « Refuser », il n'est pas envoyé, voir Présence automatique.
• Il arrive une fois par rendez-vous (dans une série, pour chacun d'eux) et, pour les rendez-vous réservés à certains membres, seulement à ceux-là. La direction du chœur elle-même ne le reçoit pas, les personnes sans l'app non plus.
• Un rendez-vous doit figurer au calendrier depuis au moins douze heures, et le message ne part qu'entre deux jours et un jour avant le rendez-vous (ou la date limite). Si tu crées un rendez-vous moins d'environ un jour et demi à l'avance, il n'y a pas de rappel automatique. Utilise alors « Relancer ».
• Tant que le rappel est encore à venir, la direction du chœur et les administrateurs voient dans la fenêtre de « Relancer » : « Rappel automatique 2 jours avant » (avec date limite : « Rappel automatique 2 jours avant la date limite de réponse »).
• Chaque membre peut le désactiver sur son propre téléphone : Paramètres›Notifications, interrupteur Rappels pour répondre.

Quand « Relancer » disparaît

Pour les rendez-vous, tu ne vois « Relancer » que tant qu'il y a quelqu'un à relancer. Le bouton disparaît :

• dès que les réponses se ferment : à la date limite de réponse, ou sans date limite au début du rendez-vous ;
• quand tout le monde sauf toi a répondu ;
• quand le rendez-vous est annulé ou n'enregistre pas la présence.

Si ça ne marche pas

• « Tout le monde a déjà répondu. » ou « Tout le monde a déjà voté. » : entre-temps, chacun·e a répondu ; aucun message n'est parti.
• « Erreur » après l'envoi : rien n'est parti. Cela arrive quand le rendez-vous a commencé entre-temps, que sa date limite est passée ou que le sondage a été clos pendant que la fenêtre était ouverte, ou quand la connexion manque.
• Le bouton d'envoi est grisé : ton texte dépasse 300 caractères. À partir de 270 caractères, cori affiche un compteur et, au-delà de la limite, le nombre de caractères en trop.
• Quelqu'un n'a rien reçu : la personne utilise cori seulement dans le navigateur, a désactivé les notifications pour cori, a désactivé « Rendez-vous » dans les paramètres de notification (« Messages » pour les sondages, « Rappels pour répondre » pour le rappel automatique), ou avait déjà répondu. Voir Configurer les notifications push.

Et ensuite ?

• Recueillir les réponses jusqu'à une date donnée : Fixer une date limite de réponse
• Comment les membres répondent : Définir et suivre la présence
• Les sondages dans le chat : Créer un sondage