Con una scadenza per rispondere stabilisci fino a quando i membri possono rispondere a un appuntamento, per esempio fino a un giorno prima del concerto. Dopo non possono più cambiare la loro conferma o disdetta, e tu pianifichi con un numero fisso. Direzione del coro e amministratori continuano a inserire le modifiche da soli.
Come impostare la scadenza
- Creare o modificare l'appuntamento
Crea un nuovo appuntamento nel calendario, oppure aprine uno esistente e scegli la matita ().
- Registrare la presenza
La scadenza esiste solo se Registra la presenza è spuntato. Sotto trovi Conferma predefinita e Scadenza per rispondere.
- Scegliere la scadenza
In Scadenza per rispondere scegli quanto tempo prima dell'inizio dell'appuntamento si chiudono le risposte: 2, 6 o 12 ore, 1, 2 o 3 giorni oppure 1 settimana prima. I nuovi appuntamenti sono impostati su Nessuna scadenza. Appena scegli una scadenza, cori spiega sotto: “Dopo, i membri non possono più modificare la loro risposta. La direzione del coro può comunque inserirla.”
- Salvare
Salva l'appuntamento. Se modifichi un appuntamento di una serie, scegli se la modifica vale per Solo questa data o per Tutti gli eventi.
La scadenza si conta sempre a ritroso dall'inizio dell'appuntamento. In una serie, quindi, ogni appuntamento ha la propria scadenza: se provate il giovedì alle 19:00 e scegli “1 giorno prima”, le risposte si chiudono ogni volta il mercoledì alle 19:00.
Cosa vedono i membri
- Prima della scadenza sotto i loro pulsanti di risposta compare “Scadenza per rispondere: …” con giorno e ora.
- Dopo la scadenza i pulsanti sono grigi e sotto c'è scritto: “La scadenza per rispondere è passata. Se qualcosa cambia per te, contatta la direzione del coro.”
- I rapidi ✓/✗ nel calendario web e nella pagina iniziale spariscono; nell'app la scheda dell'appuntamento mostra solo la risposta. Anche le notifiche su appuntamenti nuovi o modificati arrivano dopo la scadenza senza pulsanti di risposta.
- Chi non ha risposto entro la scadenza resta su “Nessuna risposta” (oppure sulla conferma predefinita dell'appuntamento, se è impostata su conferma o disdetta).
- Una nota sulla propria risposta, per esempio “Arrivo con 10 min di ritardo”, i membri possono scriverla anche dopo la scadenza, fino a due ore dopo la fine dell'appuntamento.
Cosa possono ancora fare direzione del coro e amministratori
- Inserire risposte: nel menu di una persona nell'elenco dei partecipanti scegli Partecipa o Non partecipa, prima e dopo la scadenza. Anche per le persone senza app inserisci la risposta come sempre.
- Rispondere per sé: la tua risposta non è mai bloccata.
- Vedere la scadenza: sopra l'elenco dei partecipanti dell'appuntamento c'è “Scadenza per le risposte dei membri: …” con giorno e ora. Sotto i tuoi pulsanti di risposta non compare, perché per te non vale.
Scadenza e promemoria
- Il promemoria automatico, negli appuntamenti con scadenza, arriva due giorni prima della scadenza invece che due giorni prima dell'appuntamento, e indica la scadenza: “Prova del coro alle 19:00. Rispondi entro …” con giorno e ora. Finché deve ancora partire, chi dirige vede nella finestra di “Invia promemoria” “Promemoria automatico 2 giorni prima della scadenza per rispondere”.
- Invia promemoria a mano esiste solo fino alla scadenza. Dopo il pulsante sparisce, perché nessuno potrebbe più rispondere.
Di più in Ricordare le risposte in sospeso.
Casi particolari
- La scadenza è già passata al momento del salvataggio: se per un appuntamento tra tre giorni scegli “1 settimana prima”, le risposte per i membri sono bloccate subito.
- Cambiare o togliere la scadenza: la nuova scadenza vale subito. Se imposti “Nessuna scadenza” o una scadenza non ancora raggiunta, i membri possono di nuovo rispondere.
- Dopo l'appuntamento: due ore dopo la fine di un appuntamento (senza orario di fine: due ore dopo l'inizio) la presenza per i membri è comunque chiusa, con o senza scadenza.
- Genitori: se i genitori rispondono per un bambino, per loro vale la stessa scadenza. Vedi Giovani cantanti sotto i 16 anni.
Se non funziona
- Nessun campo “Scadenza per rispondere”: nel modulo dell'appuntamento spunta “Registra la presenza”. Gli appuntamenti possono modificarli solo direzione del coro e amministratori.
- Un membro non può più rispondere anche se l'appuntamento è ancora lontano: controlla la scadenza. “1 settimana prima” chiude le risposte sette giorni prima dell'inizio.
- Un membro ha cambiato idea dopo la scadenza: inserisci tu la nuova risposta dal menu nella sua riga.
E adesso?
- Sollecitare prima della scadenza: Ricordare le risposte in sospeso
- Come rispondono i membri: Indicare e monitorare la presenza
- Creare appuntamenti: Creare appuntamenti e prove