Med en svarfrist bestemmer du hvor lenge medlemmer kan svare på en avtale, for eksempel frem til dagen før konserten. Etter det kan de ikke lenger endre ja- eller nei-svaret sitt, og du planlegger med et fast antall. Korledelsen og administratorene fører fortsatt inn endringer selv.
Slik setter du fristen
- Opprett eller rediger en avtale
Opprett en ny avtale i kalenderen, eller åpne en eksisterende og velg blyanten ().
- Registrer oppmøte
Fristen finnes bare når Registrer oppmøte er krysset av. Under står Standard tilbakemelding og Svarfrist.
- Velg frist
Velg under Svarfrist hvor lenge før avtalen begynner svarene skal stenges: 2, 6 eller 12 timer, 1, 2 eller 3 dager eller 1 uke før. Nye avtaler står på Ingen frist. Så snart du velger en frist, forklarer cori under: «Etter det kan medlemmene ikke lenger endre svaret sitt. Korledelsen kan fortsatt registrere det.»
- Lagre
Lagre avtalen. Redigerer du en avtale i en serie, velger du samtidig om endringen skal gjelde Bare denne avtalen eller Alle avtaler.
Fristen regnes alltid bakover fra starten på avtalen. I en serie har derfor hver avtale sin egen frist: Øver dere torsdager kl. 19.00 og du velger «1 dag før», stenger svarene hver onsdag kl. 19.00.
Hva medlemmene ser
- Før fristen står det «Svar innen …» med dag og klokkeslett under svarknappene deres.
- Etter fristen er knappene grå, og under står det: «Svarfristen har gått ut. Ta kontakt med korledelsen hvis noe endrer seg for deg.»
- De raske ✓/✗ i nettkalenderen og på startsiden forsvinner; i appen viser avtalekortet bare svaret. Også varsler om nye eller endrede avtaler kommer uten svarknapper etter fristen.
- Den som ikke har svart innen fristen, blir stående på «Ikke svart» (eller på avtalens standard tilbakemelding hvis den står på ja eller nei).
- En merknad til sitt eget svar, for eksempel «Jeg kommer 10 min senere», kan medlemmene fortsatt skrive etter fristen, frem til to timer etter at avtalen er slutt.
Hva korledelsen og administratorene fortsatt kan
- Føre inn svar: I menyen til en person i deltakerlisten velger du Deltar eller Deltar ikke, før og etter fristen. Også for personer uten appen fører du inn svaret som vanlig.
- Svare selv: Ditt eget svar er aldri låst.
- Se fristen: Over deltakerlisten til avtalen står «Svarfrist for medlemmer: …» med dag og klokkeslett. Under dine egne svarknapper står den ikke, fordi den ikke gjelder for deg.
Frist og påminnelser
- Den automatiske påminnelsen kommer ved avtaler med frist to dager før fristen i stedet for to dager før avtalen, og den nevner fristen: «Korøvelse kl. 19.00. Svar innen …» med dag og klokkeslett. Så lenge den ennå ikke er sendt, ser ledelsen «Automatisk påminnelse 2 dager før svarfristen» i vinduet til «Minn på».
- Minn på for hånd finnes bare frem til fristen. Etter det forsvinner knappen, for ingen kunne lenger svare.
Mer om dette under Minne på svar som mangler.
Spesialtilfeller
- Fristen har allerede gått ut når du lagrer: Velger du «1 uke før» for en avtale om tre dager, er svarene låst for medlemmene med en gang.
- Endre eller fjerne fristen: Den nye fristen gjelder med en gang. Setter du den til «Ingen frist» eller til en frist som ennå ikke er nådd, kan medlemmene svare igjen.
- Etter avtalen: To timer etter at en avtale er slutt (uten sluttid: to timer etter starten) er oppmøtet uansett avsluttet for medlemmene, med eller uten frist.
- Foreldre: Svarer foreldre for et barn, gjelder den samme fristen for dem. Se Unge sangere under 16.
Når det ikke fungerer
- Ikke noe felt «Svarfrist»: Kryss av for «Registrer oppmøte» i avtaleskjemaet. Bare korledelsen og administratorene kan redigere avtaler.
- Et medlem kan ikke svare lenger, selv om avtalen er langt frem i tid: Sjekk fristen. «1 uke før» stenger svarene sju dager før starten.
- Et medlem har ombestemt seg etter fristen: Før inn det nye svaret selv via menyen på linjen til medlemmet.
Hva nå?
- Følge opp før fristen: Minne på svar som mangler
- Hvordan medlemmer svarer: Angi og følge opp oppmøte
- Opprette avtaler: Opprette avtaler og øvelser