Met een antwoordtermijn leg je vast tot wanneer leden op een afspraak kunnen reageren, bijvoorbeeld tot een dag voor het concert. Daarna kunnen ze hun aan- of afmelding niet meer wijzigen, en plan jij met een vast aantal. Koorleiding en beheerders vullen wijzigingen nog steeds zelf in.
Zo stel je de termijn in
- Afspraak aanmaken of bewerken
Maak in de kalender een nieuwe afspraak aan, of open een bestaande en kies het potlood ().
- Aanwezigheid registreren
De termijn bestaat alleen als Aanwezigheid registreren is aangevinkt. Daaronder staan Standaardaanwezigheid en Antwoordtermijn.
- Termijn kiezen
Kies onder Antwoordtermijn hoe lang voor het begin van de afspraak de antwoorden sluiten: 2, 6 of 12 uur, 1, 2 of 3 dagen of 1 week van tevoren. Nieuwe afspraken staan op Geen termijn. Zodra je een termijn kiest, legt cori eronder uit: "Daarna kunnen leden hun antwoord niet meer wijzigen. De koorleiding kan het nog wel invullen."
- Opslaan
Sla de afspraak op. Bewerk je een afspraak uit een reeks, dan kies je daarbij of de wijziging geldt voor Alleen deze afspraak of voor Alle afspraken.
De termijn telt altijd terug vanaf het begin van de afspraak. Bij een reeks heeft daarom elke afspraak zijn eigen termijn: repeteren jullie op donderdag om 19:00 en kies je "1 dag van tevoren", dan sluiten de antwoorden telkens op woensdag om 19:00.
Wat leden zien
- Voor de termijn staat onder hun antwoordknoppen "Antwoorden kan tot …" met dag en tijd.
- Na de termijn zijn de knoppen grijs, en eronder staat: "De antwoordtermijn is verstreken. Neem contact op met de koorleiding als er bij jou iets verandert."
- De snelle ✓/✗ in de webkalender en op de startpagina verdwijnen; in de app toont de afspraakkaart alleen nog het antwoord. Ook meldingen over nieuwe of gewijzigde afspraken komen na de termijn zonder antwoordknoppen.
- Wie tot de termijn niet heeft gereageerd, blijft op "Geen reactie" staan (of op de standaardaanwezigheid van de afspraak, als die op aanmelden of afmelden staat).
- Een notitie bij het eigen antwoord, bijvoorbeeld "Ik ben 10 min. later", kunnen leden ook na de termijn nog schrijven, tot twee uur na het einde van de afspraak.
Wat koorleiding en beheerders nog kunnen
- Antwoorden invullen: in het menu van een persoon in de deelnemerslijst kies je Aanwezig of Niet aanwezig, voor en na de termijn. Ook voor personen zonder app vul je het antwoord zoals gewoonlijk in.
- Zelf antwoorden: je eigen antwoord is nooit vergrendeld.
- De termijn zien: boven de deelnemerslijst van de afspraak staat "Antwoordtermijn voor leden: …" met dag en tijd. Onder je eigen antwoordknoppen staat hij niet, omdat hij voor jou niet geldt.
Termijn en herinneringen
- De automatische herinnering komt bij afspraken met een termijn twee dagen voor de termijn in plaats van twee dagen voor de afspraak, en noemt de termijn: "Repetitie om 19:00. Antwoorden kan tot …" met dag en tijd. Zolang die nog moet komen, ziet de leiding in het venster van "Herinneren" "Automatische herinnering 2 dagen voor het einde van de antwoordtermijn".
- Herinneren met de hand kan alleen tot de termijn. Daarna verdwijnt de knop, want niemand zou nog kunnen antwoorden.
Meer daarover onder Herinneren aan openstaande antwoorden.
Bijzondere gevallen
- De termijn is bij het opslaan al voorbij: kies je voor een afspraak over drie dagen "1 week van tevoren", dan zijn de antwoorden voor leden meteen vergrendeld.
- Termijn wijzigen of verwijderen: de nieuwe termijn geldt meteen. Zet je hem op "Geen termijn" of op een termijn die nog niet is bereikt, dan kunnen leden weer antwoorden.
- Na de afspraak: twee uur na het einde van een afspraak (zonder eindtijd: twee uur na het begin) is de aanwezigheid voor leden sowieso afgesloten, met of zonder termijn.
- Ouders: antwoorden ouders voor een kind, dan geldt voor hen dezelfde termijn. Zie Jonge zangers onder de 16.
Als het niet lukt
- Geen veld "Antwoordtermijn": vink in het afspraakformulier "Aanwezigheid registreren" aan. Afspraken bewerken kunnen alleen koorleiding en beheerders.
- Een lid kan niet meer antwoorden, terwijl de afspraak nog ver weg is: controleer de termijn. "1 week van tevoren" sluit de antwoorden zeven dagen voor het begin.
- Een lid is na de termijn van gedachten veranderd: vul het nieuwe antwoord zelf in via het menu in zijn of haar regel.
Wat is de volgende stap?
- Navragen voor de termijn: Herinneren aan openstaande antwoorden
- Hoe leden antwoorden: Aanwezigheid doorgeven en volgen
- Afspraken aanmaken: Afspraken en repetities aanmaken